Oletetaan, että työskentelet useiden ihmisten kanssa samalla asiakirjalla, ja tietyt osat ovat jo valmiit. Haluat tietysti välttää liian kovaa kollegaa, joka vahingossa tahraa tekstin lopullisia osia. Onneksi Microsoft Wordilla on toiminto suojata asiakirjaa siten, että vain ilmoitetut kohdat ovat käytettävissä muiden ihmisten säätöihin.
Vinkki 01: Rajoita muokkausta
Joten haluat heittää Word-asiakirjan ryhmään, jossa haluat tiettyjen fragmenttien olevan vain luku -tilassa, koska virhe tehdään helposti. Käytämme täällä Word 2016: ssa, mutta se toimii samalla tavalla kuin Word 2013. Avaa suojattava Word-asiakirja ja siirry välilehdelle Tarkistaa. Tässä välilehdessä valitset ryhmän oikealla puolella Varmistaa toiminto Rajoita muokkausta. Tämän vuoksi tämän toiminnon palkki näkyy asiakirjan oikealla puolella. Valitse valintaruutu täältä: Salli tämäntyyppiset muokkaukset vain asiakirjassa. Varmista vaihtoehto Ei muutoksia (vain luku) valitaan valikossa. Tässä on myös vaihtoehto Poikkeukset, mutta palaamme siihen kärkeen 3.
Kaikki, mitä et valitse Rajoita muokkausta -ominaisuudessa, muunnetaan vain luku -tilaksi Vinkki 02: Salli muokkaus
Sitten valitset osat, joita muut saavat muokata. Tee tämä huolellisesti, koska kaikki, mitä et valitse, päätyvät vain luku -tilaan. Jos haluat valita vähintään kaksi muokattavaa osaa, tee se pitämällä Ctrl-näppäintä painettuna samalla, kun napsautat ja vedät. Näin laajennat valintaa.
Vinkki 03: Poikkeukset
Kun olet valinnut tekstin, palaa takaisin ikkunaan Rajoita muokkausta. Siellä valitset valintaruudun Kaikki kohdassa Poikkeukset. Tämän avulla kuka tahansa, joka vastaanottaa asiakirjan, voi muokata valitsemaasi sisältöä. Kun useat ihmiset vastaanottavat asiakirjan, mutta vain tietyt henkilöt saavat muokata sisältöä, napsauta sinistä tekstiä ikkunassa Lisää käyttäjiä. Uusi ikkuna avautuu, jossa syötät käyttäjänimet, erotettu puolipisteellä. Tämä menetelmä on tarkoitettu ensisijaisesti yritysverkolle, joka vaatii pääsyn verkon käyttäjän hakemistoon, esimerkiksi sinun on kirjoitettava sähköpostiosoite tai nimi verkkotunnus. Minkä valitsetkin, napsauta sitten painiketta Kyllä, aloita tietoturvan valvonta.
Vinkki 04: Aloita täytäntöönpano
Napsauttamalla painiketta Kyllä, aloita tietoturvan valvonta etkö ole vielä siellä. Uusi ikkuna avautuu varoituksena siitä, että asiakirjaa ei ole vielä salattu. Joten haitalliset käyttäjät voivat muokata tiedostoa ja jopa poistaa salasanan. Anna siis salasana ja napsauta OK. Ne, jotka tietävät salasanan, voivat helposti poistaa suojauksen ja työskennellä yksinkertaisesti asiakirjan parissa. Jos olet määrittänyt tietyt henkilöt, jotka voivat muokata asiakirjaa, valitse sen sijaan Salasana Käyttäjän todennus. Asiakirja on nyt salattu ja voit lähettää sen muulle ryhmälle ilman ongelmia.
Word merkitsee muokattavat tekstiosat, minkä jälkeen vastaanottaja voi helposti muokata niitä Vinkki 05: Muut
Mutta mitä toinen henkilö näkee, jos olet vapauttanut tekstin osittain muokkauksesta? Word merkitsee muokattavan tekstin. Oikealla, baarissa Rajoita muokkausta, vastaanottaja lukee, että tämä asiakirja on suojattu vahingossa tapahtuvalta muokkaamiselta. Lisäksi siellä näkyy kaksi uutta leveää painiketta. Yläpainikkeella Word etsii aina seuraavaa muokattavaa tekstiosaa. Toinen painike osoittaa kaikki muokattavat osat. Joka tapauksessa on viisasta valita alin vaihtoehto: Merkitse osat, joita voin muokata jätä se päälle.
Poista suojaus
Jos haluat poistaa tällaisen asiakirjan suojauksen, sinun on tiedettävä salasana. Saatat joutua jopa näkymään luettelossa asiakirjan vahvistettuna omistajana. Siirry välilehteen Tarkistaa ryhmässä Varmistaa ja napsauta Rajoita muokkausta. Valitse tehtäväpaneelista Pysäytä suojaus ja kirjoita oikea salasana pyydettäessä.
