Miten

13 vinkkiä laskentataulukoiden järjestämiseen Excelissä

Excelin laskentataulukko voi sisältää tuhansia sarakkeita ja yli miljoona riviä. Tämä etu on myös haitta, koska jos tuot paljon tietoja yhteen taulukkoon, siitä tulee nopeasti hämmentävä sotku. On parempi käyttää erillisiä laskentataulukoita samassa tiedostossa kaikenlaisten tietojen, kaavojen ja kaavioiden käsittelemiseksi.

Vinkki 01: Nimeäminen

Jokainen Excelin työkirja koostuu yhdestä tai useammasta laskentataulukosta. Kun työskentelet suuren datamäärän kanssa, on parasta pitää ne saman työkirjan eri laskentataulukoissa. Näin pidät kaikki tiedot yhdessä, kun taas eri tietoryhmät ovat edelleen selvästi jaetut. Jos luot useita laskentataulukoita, Excel numeroi ne seuraavasti: Taulukko 1, Taulukko 2, Taulukko 3, ... Mutta jotta niitä voidaan hallita paremmin, on järkevämpää antaa heille erottuva nimi. Nämä voivat olla vuosia, kaupunkeja tai kuukausia, kunhan nimi kertoo mitä laskentataulukossa on. Muista, että jokaisella laskentataulukolla on oltava yksilöllinen nimi. Napsauta hiiren kakkospainikkeella sitä välilehteä, jonka haluat nimetä uudelleen, ja valitse Nimeä uudelleen. Kirjoita haluamasi nimi ja napsauta sitten mitä tahansa taulukon ulkopuolella. Voit myös nimetä sen kaksoisnapsauttamalla taulukon välilehteä.

Näytä taulukon välilehdet

Jos saat joltakin Excel-tiedoston, mutta et näe laskentataulukon välilehtiä, vaihtoehto on Näytä taulukon välilehdet todennäköisesti poistettu käytöstä tämän asiakirjan yhteydessä. Mene Tiedosto / Asetukset / Lisäasetukset. Tarkista kohdasta Näytä tämän työkirjan vaihtoehdot tai vieressä olevan valintaruudun Näytä taulukon välilehdet on käytössä.

Laskentataulukon siirtäminen samassa työkirjassa on vähän kuin helppoa

Vinkki 02: Lisää arkki

Taulukoiden välilehtien vieressä on painike, jossa on plus-merkki. Tämä on painike uuden taulukon luomiseen. Voit myös siirtyä valintanauhan välilehteen alkaa mennä. Siellä valitset ryhmässä Solut tehtävä Lisää / lisää arkki. Voit poistaa laskentataulukon napsauttamalla taulukon välilehteä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Poista. Tai siirryt välilehdelle uudelleen alkaa missä sinä Poista / poista arkki valitse.

Oletetaan, että sinulla on jo neljä laskentataulukkoa ja haluat lisätä niihin vielä kolme uutta laskentataulukkoa. Nopein tapa tehdä tämä on painaa Vaihto-näppäintä ja valita laskentataulukon alaosassa tarvittava määrä välilehtiä. Napsauta sitten hiiren kakkospainikkeella valittuja taulukon välilehtiä ja valitse Lisää. Excel lisää valitun määrän laskentataulukoita kerralla.

Vinkki 03: Kopioi laskentataulukot

Siellä on vähän yhtä helppoa kuin työtason siirtäminen. Napsauta taulukon välilehteä hiirellä ja vedä taulukon kuvake haluamaasi kohtaan taulukon välilehtien rivillä. Voit myös kopioida laskentataulukon. Voit tehdä tämän painamalla Ctrl ja vetämällä sitten välilehden välilehden oikeaan kohtaan arkin välilehtien rivillä. Plus-merkki ilmestyy lehtikuvakkeeseen. Vapauta hiiren painike ennen Ctrl-näppäimen vapauttamista, jotta Excel sijoittaa kopion valitusta laskentataulukosta kyseiseen paikkaan. Excelin macOS-versiossa sinun on käytettävä Alt-näppäintä Ctrl-näppäimen sijasta, kun haluat tehdä kopion laskentataulukosta.

Vinkki 04: toiseen työkirjaan

Olemme toistaiseksi puhuneet laskentataulukoiden siirtämisestä ja kopioimisesta saman työkirjan sisällä. Mutta voit myös siirtää laskentataulukon toiseen työkirjaan. Varmista, että molemmat työkirjat ovat auki. Selkeyden vuoksi nimämme työkirjan, josta haluamme kopioida laskentataulukon WorkbookSource.xlsx. Kutsumme työkirjaa, johon haluamme liittää laskentataulukon WorkbookTarget.xlsx. Napsauta hiiren kakkospainikkeella kopioitavaa taulukon välilehteä WorkbookSource.xlsx-tiedostossa ja valitse komento Siirrä tai kopioi. Avautuu pieni ikkuna, jossa voit valita vaihtoehdon Vastaanottaja-ruutuun WorkbookTarget.xlsx valitse. alla Kansilehti määrität, mihin kohtaan taulukkolaskenta tulisi sijoittaa. Ja alareunassa voit ilmoittaa, pitäisikö Excelin kopioida valittu taulukko. Jos et tarkista tätä, Excel ei kopioi laskentataulukkoa, vaan siirtää sen kansiosta toiseen.

Tarkista vain

Kun siirrät laskentataulukon toiseen työkirjaan, kiinnitä huomiota kaikkiin kaavoihin, jotka viittaavat nykyisen työkirjan soluihin. Niin kauan kuin kaavat on rakennettu saman laskentataulukon tiedoilla, mikään ei ole vialla. Jos kuitenkin käytetään kaavoja, jotka viittaavat muiden laskentataulukoiden tietoihin, ne eivät ole enää oikein laskentataulukon siirtämisen jälkeen.

Voit soveltaa säätöjä useisiin laskentataulukoihin samanaikaisesti ryhmittelemällä ne

Vinkki 05: Värit

Järjestäksesi sen, voit antaa välilehdille paitsi sopivan nimen myös värin. Napsauta hiiren kakkospainikkeella laskentataulukon välilehteä ja valitse vaihtoehto Välilehden väri. Tämä avaa paletin teemaväreillä ja oletusväreillä. Vaihtoehdolla Lisää värejä avaa Windowsin värivalitsimen, jossa voit valita kaikki mahdolliset värit. Jos taulukon välilehdessä on pieni kaltevuus kyseiseen väriin, se tarkoittaa, että laskentataulukko on valittu. Napsauta toisen laskentataulukon välilehteä nähdäksesi todellisen värimuutoksen.

Vinkki 06: Ryhmä

Voit soveltaa säätöjä useisiin laskentataulukoihin samanaikaisesti ryhmittelemällä ne väliaikaisesti. Ryhmittele laskentataulukot painamalla Ctrl-näppäintä ja napsauttamalla samalla eri taulukon välilehtiä yksi kerrallaan. Kun sitten muotoilet solujen tiedot tietyllä värillä tai kirjasimella ryhmän yhdelle arkille, muiden ryhmiteltyjen laskentataulukoiden samat solut perivät saman muotoilun. Voit kirjoittaa tietoja myös yhteen välilehteen, minkä jälkeen samat tiedot näkyvät myös muissa välilehdissä. Älä unohda purkaa ryhmittelyä, muuten jatkat kaikkien ryhmiteltyjen laskentataulukoiden tietojen muokkaamista ymmärtämättä niitä. Ryhmän purkamiseksi napsauta hiiren kakkospainikkeella jotakin välilehteä ja valitse Poista arkkien ryhmittely.

Vinkki 07: Vaihda

Jos työskentelet monien laskentataulukoiden kanssa, kaikki välilehdet eivät välttämättä sovi Excel-ikkunaan. Voit selata taulukoita monin tavoin. Windowsissa tehtäväpalkin yhdessä tai molemmissa päissä on kolme vaakapistettä. Napsauta kolmea pistettä selataksesi arkin välilehtiä siihen suuntaan. Voit myös käyttää välilehden oikeaa ja vasenta nuolta. Jos napsautat vasenta nuolta samalla kun pidät Ctrl-näppäintä alhaalla, vilkkuu ensimmäiselle arkille.

Pikanäppäimet

Rakastat pikanäppäimiä, annamme toisen temppun siirtyäksesi nopeasti laskentataulukoiden välillä. Pikanäppäin seuraavan taulukon valitsemiseksi on Ctrl + Sivu alas. Loogisesti edellisen taulukon valitsemiseksi käytettävä pikanäppäin on sitten Ctrl + Page Up. Voit myös valita useita arkkia Ctrl- ja Shift-näppäimillä. Olemme jo selittäneet työskentelytavan Ctrl: n kanssa kärjessä 6. Vaihdon avulla voit valita vierekkäisen taulukkoalueen napsauttamalla alueen ensimmäistä ja viimeistä välilehteä.

Vinkki 08: Lisätilaa

Windowsissa Excel-ikkunan alaosassa on vierityspalkki, joka vie melko vähän tilaa. Jos työskentelet monien laskentataulukoiden kanssa, loppuu tila nähdäksesi kaikki taulukon välilehdet. Sitten on mukava tietää, että voit tehdä välilehtipalkista pidemmän. Voit tehdä tämän napsauttamalla hiiren osoittimella kolmea pystypistettä vierityspalkin vasemmalla puolella. Lyhennä sitten liukusäädintä vetämällä kolme pistettä oikealle.

Yksinkertaisella temppulla on mahdollista nähdä useita laskentataulukoita samanaikaisesti

Vinkki 09: Lisää ikkunoita ikkunassa

Kun työskentelet useiden laskentataulukoiden kanssa, näet yleensä vain yhden laskentataulukon ruudulla. Mutta yksinkertaisella temppulla on mahdollista nähdä useita laskentataulukoita samanaikaisesti. Näytämme tämän taulukoilla: Kööpenhamina, Bryssel, Amsterdam. Varmista, että ensimmäinen laskentataulukko (Kööpenhamina) on näkyvissä, ja siirry välilehteen valintanauhan kautta Patsas. Napsauta tämän välilehden painiketta Uusi ikkuna. Tämä näyttää saman laskentataulukon toisessa ikkunassa. Napsauta siinä toisessa ikkunassa Brysselin arkki -välilehteä, jotta se tulee näkyviin. Koska haluat näyttää kolmannen laskentataulukon, käytä painiketta Uusi ikkuna uudelleen. Napsauta tässä kolmannessa ikkunassa Amsterdamin arkin välilehteä. Kolmas ikkuna tunnistaa otsikkorivillä olevan tiedostonimen takana olevasta merkinnästä 3. Nyt voit yhdistää kolme avointa ikkunaa napsauttamalla välilehden nauhaa Patsas nappi Kaikki ikkunat napsauttaa. Näkyviin tulee pieni valintaikkuna, jossa kysytään, miten haluat yhdistää ikkunat. Valita Vierekkäin ja vahvista painamalla OK. Kaikki avoimet ikkunat on nyt järjestetty siististi vierekkäin ja alapuolelle.

Vinkki 10: Piilota

Haluatko piilottaa tietyt laskentataulukot? Joka voi. Napsauta hiiren kakkospainikkeella välilehteä, jonka pitäisi kadota näkymästä, ja valitse Piilottaa pikavalikossa. Tuo piilotettu laskentataulukko takaisin pinnalle napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella jotakin muuta välilehteä ja valitsemalla komento Näkyvä. Jos useita laskentataulukoita piilotettiin, Excel kysyy ponnahdusikkunassa, minkä laskentataulukon haluat näyttää.

Vinkki 11: Lehtilista

Missä keskustelimme vinkissä 7 siitä, kuinka vaihdetaan eri välilehtien välillä, on toinen tapa, nimittäin arkkiluettelo. Tämä on luettelo kaikista näkyvistä arkeista. Kuinka avaat arkkiluettelon? Napsauta hiiren kakkospainikkeella välilehden navigointipainikkeita, mikä on suukappale kahdesta navigointinuolesta, jotka näet arkin välilehtien vasemmassa alakulmassa. Näkyviin tulee luettelo työkirjan laskentataulukoista, jossa voit kaksoisnapsauttaa aktivoitavan arkin nimeä.

Arkkien lukumäärä

Kuinka monta laskentataulukkoa Excel näyttää, kun aloitat uuden työkirjan? Se riippuu asetuksista. Napsauta välilehden nauhaa Tiedosto. Valitse sitten Vaihtoehdot. Ikkunassa Excelin vaihtoehdot valitset vasemmassa sarakkeessa Kenraali ja sitten haet osasta Kun uusia työkirjoja luodaan tehtävä Tallennettavien arkkien lukumäärä. Laskurin avulla voit ilmoittaa, kuinka monta laskentataulukkoa uuden työkirjan tulisi sisältää.

Vinkki 12: Malli

Kun tallennat Excel-tiedoston .xltx-tiedostona, siitä tulee malli. Tämä muuttaa tämän tiedoston kaikki muut laskentataulukot myös malleiksi. Myös päinvastainen on mahdollista. Voit lisätä mallin olemassa olevaan työkirjaan uutena laskentataulukona. Voit tehdä tämän napsauttamalla olemassa olevaa välilehteä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla komento Lisää. Tämä avaa ikkunan, jossa valitset lisättävän. Täältä voit myös etsiä ja valita online-Office-mallit. Tällä tavalla lisäämäsi malli sijoitetaan automaattisesti valitsemasi välilehden eteen.

Vinkki 13: Suojaa

Suojaat laskentataulukkoa estääkseen sinua tai joku muu tekemästä vahingossa muutoksia siihen. Voit tehdä tämän siirtymällä valintanauhan välilehteen Tarkistaa ja valitse ryhmästä Varmistaa edessä Suojaa arkki. Ponnahdusikkunassa voit ilmoittaa, mitä käyttäjä saa tehdä. Jos käyttäjä ei saa tehdä mitään siinä, poista kaikki valintamerkit. Anna sitten salasana varmistaaksesi, että suojausta ei voida poistaa yön yli. Vahvistuksen varmistamiseksi Excel pyytää toistamaan salasanan.