Suurissa raporteissa on hyödyllistä lisätä sisällysluettelo Word-asiakirjaan. Tämä selventää mitä asiakirjassa voidaan lukea ja mistä se löytyy. Sisällysluettelon luominen manuaalisesti on kuitenkin aikaa vievää työtä. Onneksi tämä voidaan tehdä myös automaattisesti Wordissa.
Tekstin muotoilu
Sisällysluettelon luominen alkaa tekstin muotoilulla. Asettelu johtuu siitä, että annat asiakirjalle otsikot. Wordissa on tähän sisäänrakennetut vaihtoehdot, jotka löydät oikeassa yläkulmassa kirjasinlaatikon vieressä.
Sinun pitäisi nähdä otsikot eräänlaisena hierarkiana. Jaat kappaleidesi nimen otsakkeeseen 1, alaotsikkesi otsakkeeseen 2 ja mahdolliset alaotsakkeisiin otsakkeen 3 alapuolelle. Otsikon muoto muuttuu sitten valitsemasi otsikkotyylin muotoon. Tällä tavalla Word voi lukea, miten asiakirja on järjestetty.
Valitse haluamasi tyyli.
Lisää sisällysluettelo Wordiin
Nyt kun tyylit on määritetty, voidaan luoda sisällysluettelo. Luo sisällysluettelo otsikoiden avulla seuraavasti:
1. Siirry sivulle, johon haluat sijoittaa sisällysluettelon.
2. Napsauta Viitteet ja sitten eteenpäin Indeksi näytön vasemmassa yläkulmassa.
3. Jos haluttu tyyli on jo mukana, voit napsauttaa sitä ja lisätä sen suoraan. Jos kuitenkin haluat tehdä vielä joitain parannuksia, siirry osoitteeseen Lisää sisällysluettelo. Täällä voit ilmoittaa lisättävien tasojen määrän, sivunumerot ja muut vaihtoehdot.
4. Napsauta sitten OK lähettääksesi sisällysluettelosi.
Vinkki: Sisällysluettelo ei ole vain selkeä. Kun napsautat sivunumeroa, asiakirja hyppää automaattisesti tänne. Siksi asiakirjan selaaminen on myös nopeampaa.
Päivitä sisällysluettelo
Saattaa käydä niin, että haluat silti lisätä tai poistaa jotain asiakirjastasi jälkikäteen. Onneksi sinun ei tarvitse tehdä sisällysluetteloa uudelleen. Napsauta mitä tahansa sisällysluettelossa. Tämä tekee vaihtoehdon näkyvän yläosassa Päivitä taulukko. Valitse sitten, haluatko päivittää vain sivunumerot vai koko sisällysluettelon. Sisällysluettelo lisää sitten muutokset automaattisesti.
Muokkaa otsikkotyylejä
Haluatko mieluummin luoda sisällysluettelon omilla otsikkotyyleillesi kuin Wordin ennalta asetetut vaihtoehdot? Se on myös mahdollista! Muotoile teksti haluamallasi tavalla fontin, koon ja tasaisen värin avulla. Taita se sitten otsikkotyylipaneeli pois päältä ja paina Tallenna valinta uudeksi tyyliksi ja valitse nimi. Nyt tyyli on lisätty otsikkotyylipaneeliin.
Säädä tyyli juuri haluamallasi tavalla
Luo sisällysluettelo mukautetuista otsikkotyyleistä seuraavasti:
1. Siirry sivulle, johon haluat lisätä sisällysluettelon.
2. Napsauta välilehteä Viitteet >Indeksi >Lisää sisällysluettelo.
3. Mene sitten Vaihtoehdot ja etsi käytettävissä olevien tyylien kohdalla käyttämäsi otsikkotyyli.
4. Kirjoita kohtaan Taso millä tasolla tyylin nimi pääsee sisällysluettelosi. Toista tämä vaihe jokaiselle otsikkotyylille, jota haluat käyttää.
5. Napsauta OK ja valitse kohdasta Muotoilu haluamasi sisällysluettelon tyyli.
6. Napsauta lopuksi uudelleen OK lisätäksesi sisällysluettelon.
Lisää tekstiä sisällysluetteloon
Voit myös lisätä yksittäisen tekstin sisällysluetteloon lisäämättä otsikkotyyliä. Voit tehdä tämän seuraavasti:
1. Valitse teksti ja siirry sitten kohtaan Viitteet >Lisää teksti (sisällysluettelon oikealla puolella)
2. Napsauta tasoa, jolle haluat järjestää valinnan.
3. Toista tätä vaihetta, kunnes kaikki teksti on syötetty. Tämä teksti lisätään automaattisesti, kun luot sisällysluetteloa.
