Miksi maksaa kalliista lisenssistä Microsoft Officessa, kun se voidaan tehdä myös ilmaiseksi? Google, LibreOffice ja jopa Microsoft tarjoavat toimisto-ohjelmia ilmaiseksi. Nämä paketit sopivat suurimmalle osalle kuluttajia. Tässä artikkelissa tarkastelemme tarkemmin ilmaisten vaihtoehtojen (online) mahdollisuuksia Officelle.
Perhetilaus Office 365: een maksaa kymmenen euroa kuukaudessa tai 99 euroa vuodessa. Koska liikkeessä on melko vähän ilmaisia toimisto-ohjelmia, tämä toistuva julkaisu saattaa olla tarpeeton. Loppujen lopuksi useimmat ihmiset käyttävät vain Office-ohjelmien perustoimintoja tekstien, laskentataulukoiden ja esitysten luomiseen. Ilmaiset sovellukset, kuten Office Online ja Google Docs, eivät vaadi erityisiä ohjelmistoja, koska käytät niitä suoraan selaimessa. Kätevä, koska se antaa sinulle pääsyn asiakirjoihisi eri järjestelmissä. Jos työskentelet joskus paikoissa, joissa ei ole Internet-yhteyttä, voit soittaa LibreOfficeen, jos haluat. Tämä ohjelmisto on myös ilmainen.
01 Office Online
Microsoft tarjoaa ilmaisen toimistopaketin nimellä Office Online. Se koskee Word-, Excel- ja PowerPoint-sovelluksia. Vaikka ne ovat riisuttuja versioita, voit suorittaa usein käytettyjä tehtäviä ilman ongelmia. Surffaa osoitteeseen www.office.com tietokoneella tai kannettavalla tietokoneella ja napsauta Kirjaudu. Heti kun kirjaudut sisään Microsoft-tilillä, online-sovellukset ovat valmiita sinua varten. Office Online tallentaa kätevästi asiakirjat automaattisesti pilvipalveluun, jotta voit käyttää tiedostoja millä tahansa tietokoneella, kannettavalla tietokoneella, tabletilla ja älypuhelimella. Ne, jotka tuntevat tavalliset MS Office -ohjelmat, tarvitsevat vähän aikaa tottua verkkosovelluksiin. Käyttäjäympäristössä on suuria yhtäläisyyksiä, tietysti työkentän yläpuolella oleva tunnistettava nauha. Verkkoversio sisältää valitettavasti vähemmän suunnitteluvaihtoehtoja, mutta tavalliset käyttäjät eivät menetä näitä toimintoja niin nopeasti.
02 Asiakirjojen alustaminen
Tekstinkäsittely Word Onlinessa on erinomaista, koska kaikki yleisesti käytetyt muotoilutoiminnot ovat helposti saavutettavissa. Tällä tavalla teet sanat kursiiviksi (myös yksinkertaisesti näppäinyhdistelmällä Ctrl + I) ja annat kirjaimille värin. Lisäät myös luettelomerkkejä ja numeroita sekä sisennystekstiä. Muista, että online-versiossa on vähemmän fontteja, vaikka niitä on edelleen yli neljäkymmentä. Voit käyttää tyylejä antaaksesi tekstille loogisen rakenteen, ja siellä on laaja hakutoiminto. Välilehden kautta Lisää Haluttaessa voit ladata kuvia kiintolevyltä, vaikka voit lisätä kuvia myös pilviympäristön OneDrive ja hakukone Bingin kautta. Viimeksi mainitun vaihtoehdon osalta siirry kohtaan Verkkokuvat / kuvat Bingiltä ja kirjoita avainsana. Siirrät löydetyt kuvat suoraan asiakirjaan. Jokainen, joka pelkää kielivirheiden tekemistä, altistaa tekstin toistotarkastukselle. Toiminnot verkkovideoiden ja taiteellisten WordArt-kirjainten lisäämiseksi eivät valitettavasti ole käytettävissä Office Onlinessa.
Wordin online-version lisäksi Excelin ja PowerPointin verkkoversiot ovat melko laajoja. Kehittyneiden kaavojen ja houkuttelevien esitysten luominen ei ole ollenkaan ongelma. Esimerkiksi taulukkolaskentaohjelmassa on tunnettu AutoSum-toiminto. Valitettavasti Kaavat-välilehti puuttuu, jotta kaikenlaiset yksiköt voidaan helposti lisätä.
lataa tiedosto
Haluttaessa voit muokata paikallisia Office-tiedostoja pilvessä. Tästä on hyötyä esimerkiksi, jos olet saanut asiakirjan sähköpostitse. Avaa osoitteessa www.office.com Tulla, Excel tai PowerPoint ja napsauta oikeassa yläkulmassa vastaavasti Lähetä asiakirja, Lähetä työkirja tai Lähetä esitys. Valitse tiedosto kiintolevyltä. Sitten kopio alkuperäisestä asiakirjasta avautuu online-muokkausikkunaan.
03 Yhteistyö
Voit jakaa Office Online -asiakirjoja, minkä jälkeen useat osallistujat voivat jopa säätää sisältöä samanaikaisesti, vaarantamatta yhden asiakirjan useiden versioiden käyttöä. Napsauta tekstiasiakirjassa, laskentataulukossa tai esityksessä oikeassa yläkulmassa Jaa. Syötä sitten yksi tai useampi haluamasi osallistujan sähköpostiosoite. Lisää lyhyt muistiinpano mielesi mukaan. Haluatko, ettet halua kyseisen henkilön muokkaavan asiakirjaa? Napsauta sitten alareunassa Vastaanottajat voivat muokata ja valitse vaihtoehto Vastaanottajat voivat tarkastella vain. Voit tarvittaessa muuttaa oikeuksia jälkikäteen. Vahvista painamalla Jaa.
Kun yhteyshenkilö päättää avata tekstidokumentin, laskentataulukon tai esityksen muokkaustilassa, voit muokata sitä samanaikaisesti. On hyödyllistä, että näet heti, mitä muutoksia muut ihmiset tekevät. Oikeassa yläkulmassa näet verkossa olevien ihmisten nimet tai nimet. Integroidun Skype-toiminnon ansiosta väliaikainen kuuleminen ei ole ollenkaan ongelma. Voit tehdä tämän käyttämällä valikkorivin painiketta Keskustella aloittaa chattailu heti. Tekstiviestien vaihdon lisäksi voit aloittaa videopuhelun yhtä helposti. Valmis muokkaus? Oletuksena Office Online tallentaa version pilviympäristöönsä OneDrive, mutta voit tallentaa tiedoston myös paikallisesti. Valitse siinä tapauksessa Tiedosto / Tallenna nimellä / Lataa kopio / Lataa. Vaihtoehtoisesti voit myös tallentaa dokumentista PDF-tiedoston.
04 Versiohistoria
Voit työskennellä helposti useiden ihmisten kanssa Office Online -asiakirjoissa, mutta se on myös kuoppa samanaikaisesti. Entä jos joku sekoitti kokonaan tekstin tai esityksen poissa ollessasi? Älä huoli, koska manuaalinen korjaus ei ole onneksi välttämätöntä. Kirjaudu sisään Microsoft-tililläsi ja avaa kansio Asiakirjat. Napsauta sitten hiiren kakkospainikkeella kyseistä asiakirjaa, jonka jälkeen avaat Versiohistoria-osion pikavalikossa. Oikeassa sarakkeessa näet edelliset versiot. Katsokaa aika ja päivämäärä ongelmien korjaamiseksi. Käytä vaihtoehtoja Elpyä ja tai Tallentaa oikean version säilyttämiseksi. Näin palaat ajassa taaksepäin tarvittaessa!
Ilmainen mobiilitoimisto?
Mobiililaitteissa, joissa on pieni kosketusnäyttö, et voi avata Microsoftin verkkotoimistosovelluksia selaimessa. Onneksi amerikkalainen ohjelmistoyritys kehitti sovelluksia iOS: lle ja Androidille. App Storesta ja Play Kaupasta löydät myös Word-, Excel- ja PowerPoint-sovellukset. Ota huomioon älypuhelimesi tallennustilan huomattava tyhjennys, jonka koko on satoja MB: itä sovellusta kohden.
Asennuksen jälkeen kirjaudu sisään Microsoft-tilillä. Avaa asiakirja muokkaustilassa ja säädä sisältöä sopivaksi. Office-mobiilisovellusten navigointirakenne vie jonkin verran tottua, etenkin pienillä näytöillä. Lisäksi toiminnot ilman maksettua Office 365 -tilausta ovat jonkin verran rajoitettuja. Esimerkiksi Wordissa et voi lisätä otsikoita ja alatunnisteita tai muuttaa suuntausta. Tunnetuimmat muotoilutoiminnot ovat kaikkien saatavilla ilmaiseksi!
05 Google Drive
Microsoftin lisäksi on toinen suuri verkkotoimistosovellusten tarjoaja, nimittäin Google. Tarvitset tähän Google-tilin (Gmail-osoitteen). Surffaa osoitteeseen www.google.com/drive työpöytäselaimella ja kirjaudu sisään Google Driveen tilitietojesi kanssa. Jos olet aiemmin tallentanut asiakirjoja Google Driveen, löydät ne täältä. Voit luoda yhtä helposti uuden asiakirjan. Napsauta vasemmassa yläkulmassa Uusi ja valitse Google Docs, Google Sheets ja Google Slides. Kautta Tyhjä asiakirja tyhjä työtila tulee näkyviin. Vaihtoehtoisesti voit valita Perustuu malliin, joten sinun ei tarvitse rakentaa asiakirjaa tyhjästä. Hyödyllinen, jos haluat esimerkiksi valmistella ansioluettelon, saatekirjeen, matkasuunnittelijan tai budjetin. Toiminnallisesti Googlen online-toimistopaketti voi kilpailla erittäin hyvin Office Onlinen kanssa. Voit valita sadoista kirjasimista ja laskukaavoista. Toisin kuin muutama vuosi sitten, Google tukee kaikkia yleisiä Microsoft-tiedostomuotoja. Voit tallentaa tiedostoja MS Office -muodossa sekä verkossa että paikallisesti. Tarvittaessa voit käyttää molempia verkkopaketteja vierekkäin, vaikka virheiden mahdollisuus on edelleen olemassa, etenkin asiakirjoissa, joissa on paljon muotoilua.
