Google Drive on hyödyllinen ulkoisena arkistotilana tai tiedostojen jakamiseen. Mutta kuten fyysinen tallennustila, siitä tulee nopeasti sotku. Näyttääkö Google Driveesi myös täynnä olevalta arkistokaapilta? Tee sitten jonkin verran työtä organisaatiossa. Tämän artikkelin vinkkien avulla voit puhdistaa Google Driveesi, jotta saat yleiskuvan.
Listanäkymä
Päätät, miten kansiot ja tiedostot näytetään Google Drivessa näytöllä: luettelo- tai ruudukkonäkymässä. Jos siirryt luettelonäkymään, voit asettaa rivivälin. Voit tehdä tämän napsauttamalla hammaspyörää, jossa muutat asetusta Tiheys löytää. Tässä avattavassa valikossa määrität luettelorivien tiheyden Kompakti, Tilava tai Erittäin tilava.
Monet käyttäjät keskittyvät näytön keskelle, kun he haluavat järjestää tiedostoja Google Driveen. Voit paremmin järjestää kansiot seuraamalla vasenta navigointipalkkia ja varata ruudun keskiosan valitun kansion sisällön tarkastelemiseksi.
Järjestää
Onko sinulla Google Drivessa paljon asiakirjoja, joita ei ole järjestetty siististi kansioihin? Sitten tiedät, että jokin on vialla. Tällä tavalla vaikeutat muita - etenkin organisaatiossa. Joten työskentele alikansioiden kanssa; joka auttaa jakamaan tiedostosi pienempiin tiettyihin ryhmiin. Käytä aina mielekästä ainutlaatuista nimitystä, joka on lyhyt ja suloinen sekaannusten välttämiseksi. Ja ole johdonmukainen tapaa nimetä kansioita ja tiedostoja.
Jos voit aloittaa kansion numerolla tai numerolla, älä ohita mahdollisuutta. Tämä järjestää kansiosi automaattisesti visuaalisesti. Ole varovainen välilyöntien ja välimerkkien kanssa. Joten älä käytä Kuvia vuodesta 2019, mutta 2019_Fotos. Voit käyttää yhtä kansiota lajittelemattomille tiedostoille, mutta vältä sitä niin paljon kuin mahdollista. Tällaisesta Allerlei-kansiosta tulee nopeasti seuraava roskaposti.
Värit
Google Drivessa kaikki kansiot näkyvät oletuksena harmaina, mutta voit lisätä kansioihisi 24 väriä. Napsauta hiiren kakkospainikkeella sivupalkin tai pääikkunan kansiota ja käytä komentoa Vaihda väri. Valitse sitten haluamasi väri. Koska kansioiden nimet viittaavat sisältöön, voit käyttää värejä toiseen ulottuvuuteen. Voit esimerkiksi jättää kansiot tai alikansiot, jotka sisältävät nyt harmaalla viimeistellyt työt. Mutta kansiot, joissa työskentelet, voivat olla esimerkiksi vihreitä. Jos haluat sitten päästä nopeasti ajankohtaisiin asioihin, valitse vihreät kansiot.
Jos työskentelet jaettujen kansioiden kanssa, jotka on tarkoitettu eri ryhmille, voit luoda keltaisen kansion tiimin keltaiselle ja punaisen kansion tiimin punaiselle kansiolle. Tai annat värin latauskansioillesi tai henkilökohtaisille kansioillesi. Ehkä on järkevää, että jokainen projekti saa eri värin?
Tähden kanssa
Vasemmassa yläkulmassa Google Drive ilmoittaa kategoriat: Oma Drive, Jaettu minulle, Viimeaikaiset ja Tähdelliset. Tähdellä usein käytetyt asiakirjat. Teet tämän napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella asiakirjaa. Tällainen tähti säästää enemmän hakutyötä.
Tähdistä on lisäksi hyötyä osoittamaan, mitkä asiakirjat sinun on vielä viimeisteltävä. Poista tähti, kun työ on valmis. Jos unohdat tämän, jopa tähtitiedostoluettelo voi täyttyä nopeasti.
Vapauta Google Drive tilava
Google oli yksi edelläkävijöistä pilvivarastopalveluissa, jotka ylittivät 10 Gt: n vapaan tallennustilan kynnyksen. Jokaisella käyttäjällä on nyt 15 Gt ilmaista tallennustilaa. Se kuulostaa hyvältä, mutta jokainen, joka lähettää suuria videotiedostoja, monia korkean resoluution valokuvia ja isoja PDF-tiedostoja, huomaa, että tämä kiintiö on myös rajallinen. Googlella on myös oma tapansa laskea varattu tallennuskapasiteetti. Tämä 15 Gt: n raja koskee paitsi kaikkea Drivessa olevaa sisältöä myös kaikkia Gmail-viestejäsi ja liitteitäsi.
Enemmän syytä puhdistaa postilaatikkosi säännöllisesti ja poistaa suuret liitteet. Voit tarkastella tallennustilan tietoja Googlen Drive-tallennustilan verkkosivustolla. Google-dokumenteilla, dioilla ja taulukoilla luomiasi asiakirjoja ei kuitenkaan lasketa Google Drive -tallennustilaan. Joten pidät Google Drive ohut työskentelemällä Googlen alkuperäisessä muodossa.
Tapa, jolla käytät Google-kuvia, on myös tärkeää, jotta pysyt 15 Gt: n rajoissa. Jos käytät Google-kuvia, voit tallentaa valokuvat asetusten kautta Korkealaatuinen (2048 x 2048 pikseliä) Alkuperäinenl. Tämän avulla voit tallentaa rajattomasti valokuvia. Sama koskee videoita, jos annat Googlen pakata ne 1080p: ksi (full hd).
Kun sinulla on yleiskatsaus käytettävissä olevasta tilasta ja tallennetuista tiedoista, voit aloittaa puhdistamisen. Valitse osio Minun ajoni ja siirry luettelonäkymään. Vasemmassa alakulmassa näet kuinka paljon tallennustilaa käytät tällä hetkellä. Koska Google ei laske tiedostoja, jotka muut jakavat kanssasi, kiintiöösi, on parasta kysyä, mitkä tiedostot ovat todella omia. Siksi käytä hakutoimintoa ja napsauta hakukenttää alas osoittavaan nuoleen, niin näet ruudun Omistaja vaihtoehto Omistin minulle voi valita. Napsauta sinistä painiketta Hae ja saat luettelon mukautetuista tiedostoista. Poista tarpeettomat asiakirjat.
Koska olet nyt organisaatiotilassa, heität heti pois tavarat, joita et enää käytä. Kun poistat tiedoston Google Drivesta, se siirtyy roskakoriin. Kaikki roskakorissa olevat tiedostot voivat pysyä siellä ja viedä tallennustilaa, kunnes tyhjennät roskakorin.
Jos poistamasi asiakirja on tiedosto, jonka joku muu jakaa kanssasi, tiedosto poistetaan vain itseltäsi. Jos kyseessä on asiakirja, jonka jaat muiden kanssa, myös muut menettävät pääsyn asiakirjaan, jos poistat sen itseltäsi. Drive ei näytä vahvistusviestiä, kun poistat tiedostoja, mutta sinulle annetaan mahdollisuus kumota poisto painikkeella Kumoa.
Kopioi jaetut asiakirjat
Katso kategoria Jaettu kanssani. Tässäkin voi olla tiedostojen ja kansioiden sotku. Voit siirtää tällaisen jaetun tiedoston mihin tahansa Google Driven kansioon. Voit tehdä tämän käyttämällä komentoa hiiren oikealla painikkeella Muuttaa. Muista kuitenkin, että tällainen jaettu tiedosto pysyy aina alkuperäisen omistajan omaisuutena. Hän voi aina poistaa sen ja sitten se katoaa myös sinusta. Jos se koskee tiedostoa, jota et todellakaan halua menettää, voit tehdä kopion tiedostosta turvallisuussyistä.
Tällaista kopiota ei enää yhdistetä käyttäjään, joka sen alun perin jakoi. Uusi kopio on siis sinun. Voit tehdä tämän napsauttamalla jaettua tiedostoa hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla komento Tee kopio. Tämä kopio näkyy My Drivessa eikä Jaettu minun kanssani -luokassa.
Muunna PDF-tiedostot
Onko sinulla Google Drivessa paljon PDF-tiedostoja? Suurten tiedostojen osalta voit säästää tilaa muuntamalla ne Google Docs -muotoon. Loppujen lopuksi tiedät, että nämä eivät sisälly varatun tallennustilan laskemiseen. Suoritat tämän muunnoksen napsauttamalla tiedostoa hiiren kakkospainikkeella, minkä jälkeen suoritat komennon Avaa valitse ja sen jälkeen Google Docs. Tuloksena on Google-dokumentti, jolla on täsmälleen sama nimi kuin PDF-tiedostolla.
Voit sitten poistaa PDF-tiedoston. Älä unohda tyhjentää roskia. Voit myös määrittää Google Driven asetuksissa muuntaa kaikki lähetetyt tiedostot oletuksena Google Docs -muotoon.
Symboliset linkit
Oletetaan lopuksi, että haluat säilyttää saman kopion eri kopiot Google Driven eri kansioissa. Olet esimerkiksi jakanut useita kansioita muiden ihmisten kanssa, ja tietyt asiakirjat on tarkoitettu kaikille ryhmille. Haluat, kun joku muuttaa jotain tämän tiedoston yhdestä kopiosta, nämä muutokset näkyvät välittömästi kaikissa kopioissa. Tämä toimii symbolisen linkin kanssa. Teet itse asiassa tämän tiedoston aliaksen.
Valitse tiedosto, johon haluat luoda symbolisen linkin, ja käytä näppäinyhdistelmää Vaihto + Z. Tämä tuo esiin minivalikon, jossa ilmoitat, mihin kansioon symbolinen linkki tulisi sijoittaa. Shift + Z-pikakuvake toimii Windows- ja macOS-käyttöjärjestelmissä. Voit käyttää pikakuvaketta sekä tiedostoihin että kansioihin. Kun poistat päätiedoston, myös symboliset linkit katoavat.
