Kun työskentelet paljon Wordin ja / tai Excelin kanssa, on epäilemättä pieniä toimintoja, joita teet joka kerta. Voit helposti luoda makroja tätä varten. Näytämme sinulle miten.
Voit ajatella makron tallentamista elokuvan tallentamiseksi: kirjaat kirjaimellisesti tekemäsi toiminnot ja voit toistaa sen myöhemmin. On hyödyllistä käyttää makroja, jos teet paljon työtä. Makrojen luominen saattaa kuulostaa monimutkaiselta, mutta se on uskomattoman helppoa. Lue myös: 3 toimintoa Wordissa, jota et vielä tiennyt.
Niitä voidaan käyttää kaikissa Office-ohjelmissa, vaikka niistä on eniten hyötyä Wordissa ja Excelissä. Siksi näytämme sinulle, kuinka voit luoda makroja näissä kahdessa Office-ohjelmassa.
Makron luomiseksi sinun on ensin tiedettävä, mistä ne löytyvät Wordissa ja Excelissä. Välilehdessä on mahdollisuus luoda makroja Patsas. Napsauta alla olevaa mustaa nuolta makrot, tehtäväpalkin oikealla puolella, ja siellä näet vaihtoehdon Tallenna makro.
Tallenna makro Wordiin
Jos haluat tehdä makron Wordissa, avaa asiakirja, johon haluat tehdä tietyn muutoksen. Esimerkiksi tekstisi eivät välttämättä aina ole samalla fontilla, kun olet kopioinut tekstin verkkosivustolta. Saadaksesi tekstin samassa muodossa, voit aina valita kaiken tekstin ja napsauttaa sitten Tyhjennä muotoilu valitse sitten haluamasi muoto. Voit kuitenkin myös suorittaa kaikki nämä toiminnot napin painalluksella makron avulla.
Jos napsautit tietueen makroa, ikkuna avautuu. Täällä voit antaa makrolle nimen ja kuvauksen. Makron nimi ei voi sisältää välilyöntejä. Jos haluat käyttää useita sanoja, voit yhdistää ne esimerkiksi viivalla. Esimerkiksi annat makrolle sen nimen Tyhjennä muotoilu ja napsauta sitten vasaraa vieressäPainike'.
Näkyviin tulee ikkuna, jonka avulla voit lisätä makron työkaluriville Nopea pääsy. Valitse makro ja napsauta Lisätä aloittaaksesi nauhoituksen. Suorita nyt toiminto, jonka haluat automatisoida. Tässä tapauksessa valitset koko tekstin painikkeella CTRL + A ja napsauta sitten "Poista kaikki muodot" -painiketta (A ja pyyhekumi) tyhjentääksesi koko muotoilun. Sitten asetat haluamasi fontin ja tekstin koon. Kun olet tehnyt tämän, napsauta Lopeta tallennus ja makro luodaan.
Ruudun yläosaan uusi painike on nyt lisätty 'Kumoa' ja 'Tee uudelleen' -painikkeiden viereen. Kuvakkeessa näkyy vihreä timantti, jota ympäröi kolme neliötä, jotka on liitetty viivoihin. Kun painat tätä kuvaketta, juuri tallentamasi makro suoritetaan. Jokaiselle jälkikäteen luomallesi makrolle luodaan uusi painike, joka näyttää silti samalta.
02 Tallenna makro Exceliin
Excelin makrot toimivat suunnilleen samalla tavalla. Tässä esimerkissä luomme makron, joka lajittelee kaikki laskentataulukon tiedot. Tee esimerkiksi luettelo henkilöistä, joilla on etu- ja sukunimi. Voit lajitella nämä aakkosjärjestyksessä ja välttääksesi saman toiminnon suorittamisen uudestaan ja uudestaan, luomme sille makron. Klikkaa Tallenna kuva / makrot / makro ja anna makrolle esimerkiksi nimi Lajittele nimet.
Excelissä et voi määrittää painiketta, vain näppäinyhdistelmiä. Pidä Shift-näppäintä painettuna ja valitse numero tai kirjain (näppäinyhdistelmä muuttuu Ctrl + Shift + numero / kirjain). Tämän kaksinkertaisen yhdistelmän avulla on vähemmän mahdollisuuksia, että yhdistelmä on jo annettu anteeksi). Klikkaa OK nauhoitusta varten.
Valitse nyt solut nimillä ja sitten välilehden valintanauhassa tiedot ja sitten eteenpäin Lajitella. Kirjoita nyt avautuvaan ikkunaan lajiteltavat arvot, esimerkiksi sukunimen ja sitten etunimen mukaan. Paina sitten OK ja sitten eteenpäin Kuva / Makrot / Lopeta tallennus. Olet nyt luonut makron Exceliin. Pikanäppäimen avulla voit suorittaa toiminnon joka kerta.
03 Kehittäjä-välilehti
Officen uusimmissa versioissa voit käyttää myös välilehteä Kehittäjät lisää se työkaluriville. Täältä saat lisämahdollisuuksia makrojen luomiseen. Lisää välilehti siirtymällä kohtaan Tiedosto >Vaihtoehdot ja valitset sen vasemmalle Mukauta nauha. Oikealla puolella näet kaikki välilehdet, ja vain Kehittäjän vieressä olevaa ruutua ei saa valita. Jos tarkistat sen, välilehti lisätään nauhaan. Välilehti on lisättävä erikseen jokaisessa Office-ohjelmassa.
Erityisesti Excelissä on suositeltavaa lisätä tämä välilehti. Et voi lisätä nappia ohjelmaan, jos lisäät makron välilehden kautta Patsas. Välilehdellä Kehittäjät sinulla on tämä vaihtoehto. Näet vaihtoehdon tallentaa makro vasemmalle ja se toimii samalla tavalla kuin edellä selitimme. Keskellä voit napsauttaa Lisää. Valitse täältä painike ja voit piirtää painikkeen taulukkoon. Kun olet tehnyt niin, avautuu ikkuna, jossa on yleiskatsaus kaikista makroista, ja voit valita käytettävän makron ja liittää sen painikkeeseen. Valitse makro ja paina OK. Painike luodaan ja voit silti muuttaa painikkeen tekstin esimerkiksi Lajittele nimet. Jos painat nyt painiketta, nimet lajitellaan.
