Yhä useammat virastot ovat sitoutuneet elämään paperittomasti elämän, mutta et voi täysin välttää veroviranomaisilta kirjeen saamista postitse tai kuitin saamista kaupasta. Haluatko digitalisoida kaiken tämän paperityön itse? Sitten voit: tarvitset vain älypuhelimen, jossa on kamera ja oikea ohjelmisto. Selitämme, kuinka voit skannata älypuhelimellasi.
Vinkki 01: Työskentele mobiilisti
Ennen kuin annamme sinulle tietoja sovelluksista, joita voit käyttää, ensin vihje työmenetelmästäsi. Mobiiliskannaus on paljon helpompaa kuin skannaus vanhalla luotetulla skannerilla, mutta kun säästät kaikki kuitit, se on silti melko työläs kuukausi kuitteja työpöydälläsi. Kuitit ovat todennäköisesti puoliksi rypistyneet siihen mennessä, mikä ei tee skannausta helpommaksi (katso kärki 6). Siksi suosittelemme sinulle työskentelytavan vaihtamista. Älypuhelimella skannaamisen etuna on, että älypuhelin on aina mukanasi. On hyödyllistä hyödyntää sitä. Toisin sanoen: saat kuitin, löydät nopeasti hiljaisen paikan, skannaa kuitti (ja lataa se suoraan pilveen, jotta et vaarassa menettää kuittejasi, jos kadotat älypuhelimesi). Se vie jonkin verran tottua, mutta kun siitä tulee osa rutiiniasi, se tekee elämästäsi paljon helpompaa ja järjestäytyneempää.
Vinkki 02: Valitse pilvi
Mobiiliskannaus tekee asioista paljon selkeämpiä ... ellet tee siitä lopulta sotkua. Loppujen lopuksi on niin monia paikkoja, joissa voit säilyttää tiedostoja. Tietysti itse älypuhelimellasi, mutta suosittelemme sitä voimakkaasti: jos kadotat älypuhelimesi tai jos se varastetaan, olet kadottanut tietosi. Synkronointi PC: n tai Macin kanssa on myös mahdollista, mutta se on vähän hankalaa, koska lataaminen pilveen on paljon nopeampaa (ja joskus myös automaattisesti). Jos valitset pilven, valitse todella pilvi. Älä lataa yhtä kuittia Dropboxiin ja toista kuittia Google Driveen. Tee valinta ja käytä sinulle sopivaa sovellusta. Useimmilla pilvipalveluilla on oma skannausvaihtoehtoinen sovellus. Keskustelemme näistä sovelluksista ja keskustelemme sovelluksesta, joka ei ole pilvipalvelun omistuksessa.
Kätevä online-valokuvapalvelu skannauksiisi on Google Kuvat. Voit käyttää tätä ilmaiseksi ja toimii sekä tablet-laitteellasi että älypuhelimellasi (Android ja Apple). Lisäksi voit käyttää albumeita kätevästi Google-kuvissa, esimerkiksi luokitellaksesi kuitisi (tai muut skannauksesi) tai erottaaksesi ne tavallisista valokuvistasi. Sivustoltamme voit lukea kaiken Google Kuvista.
Pilvipalveluja on kaikenlaisia ja kokoisia, ja saatat mieluummin valita toisen palvelun Google Kuvien sijaan. Jokaisella on omat etunsa ja omituisuutensa. Toisin kuin monet kilpailijat, esimerkiksi Dropbox ei ole sidottu tiettyyn käyttöjärjestelmään. Se eroaa esimerkiksi iCloudista (integroitu Applen ekosysteemiin), Google Drivesta tai Microsoftin OneDrivesta.
Ja sitten on lukemattomia pienempiä, hieman vähemmän tunnettuja palveluita. Esimerkiksi Box, joka keskittyy enemmän yrityksiin. Tai SpiderOak, jonka tärkein ominaisuus on yksityisyys. Mega on tunnetun Internet-yrittäjän Kim Dotcomin palvelu. Ja Stack on hollantilainen pilvi, joka antaa sinulle vähintään yhden teratavun vapaata tallennustilaa. Paljon valinnanvaraa, niin.
Lähes jokaisessa pilvisovelluksessa on myös skannausvaihtoehto Vinkki 03: Skannaa Dropboxilla
Viime vuodesta Dropboxilla on mahdollisuus skannata asiakirjoja Dropbox-sovelluksella sekä Android- että iOS-laitteille. Kätevä asia tässä on tietysti se, että asiakirjoja ei tallenneta älypuhelimeesi, vaan ne ladataan suoraan Dropboxiin ja mahdollisesti synkronoidaan välittömästi tietokoneen Dropbox-sovelluksen kanssa. Skannaa asiakirja käynnistämällä Dropbox-sovellus, painamalla plusmerkkiä alareunassa ja valitsemalla sitten Skannaa asiakirja. Kamera käynnistyy nyt heti, minkä jälkeen voit kohdistaa sen skannattavaan asiakirjaan. Sininen kehys osoittaa, mikä pinta skannataan. Kiva asia on, että kameraa ei tarvitse pitää suoraan sen yläpuolella; sovellus suoristaa kuvan itse. Painamalla plusmerkkiä vasemmassa alakulmassa voit lisätä sivun, ja painamalla liukusäätimiä voit hallita esimerkiksi värejä, mustavalkoisia ja niin edelleen. Kierrä kuvaa oikeassa yläkulmassa olevan kuvakkeen avulla. Tyytyväinen? Paina sitten Seuraava, selvitä onko PDF- vai PNG-tiedosto, valitse tallennussijainti Dropboxiin ja paina sitten Tallentaa.
Vinkki 04:… Google Driven kanssa
Googlella on myös sisäänrakennetut skannausominaisuudet Google Drive -sovelluksessa, mutta valitettavasti tämä toiminto on olemassa vain Androidille kirjoitushetkellä. Jos haluat käyttää skannaustoimintoa Google Drivessa, käynnistä sovellus Android-älypuhelimellasi ja paina plusmerkkiä oikeassa alakulmassa (sinisessä ympyrässä). Paina näkyviin tulevassa valikossa Skannata. Aivan kuten Dropbox-sovelluksessa, kamera käynnistyy välittömästi ja voit osoittaa sen skannattavaan asiakirjaan. Toisin kuin Dropboxissa, kehystä ei näytetä, mutta idea on sama ja tässäkin vinoja kuvia korjataan. Jos kehystä ei ole asetettu oikein, voit korjata sen painamalla kuvaketta, jonka neliö on yläosassa. Voit myös lisätä sivuja tähän sovellukseen painamalla plusmerkkiä vasemmassa alakulmassa. Yläosassa olevan maalipalettikuvakkeen avulla voit valita, onko sen väri vai mustavalkoinen, ja oikeassa yläkulmassa olevien kolmen pisteen avulla voit kiertää, nimetä tai poistaa sivun kokonaan. Kun olet tyytyväinen, paina oikeassa alakulmassa olevaa valintamerkkiä, niin kuvasi ladataan automaattisesti Google Driveen.
Vinkki 05:… Turboscanin kanssa
TurboScan Pro -sovellus maksaa 5,49 euroa (tai 3,50 euroa Androidille), kun taas Dropboxin ja Google Driven sovellukset ovat ilmaisia. Mutta tämä sovellus on joustavampi ja meillä on jotain varaa siihen. Jos haluat skannata TurboScan Prolla (iOS tai Android), käynnistä sovellus ja paina kuvaketta kameran ollessa vasemmassa alakulmassa (mukava, että voit ladata olemassa olevia valokuvia myös oikeassa alakulmassa olevan kuvakkeen avulla). Heti kun kuvaat, TurboScan asettaa kehyksen, jota voit säätää paikan päällä. Lehdistö Tehty heti kun kehys on oikea (useimmissa tapauksissa se on automaattisesti oikea). Oikeassa alakulmassa voit ilmoittaa, haluatko tallentaa kuitin mustavalkoisena vai värillisenä (mustavalkoinen vie vähemmän tilaa), ja voit säätää värimaailmaa alareunan neliöillä. Paina sitten Seuraava. Oikeassa alakulmassa olevalla kuvakkeella (plusmerkki) voit lisätä sivun skannaukseen, sivellinkuvakkeella voit muuttaa nimeä, vaihtoehtoisesti lisätä automaattisesti päivämäärän ja ilmoittaa missä muodossa skannaus tulisi tallentaa. Painikkeella Jaa vasemmassa alakulmassa tallennat skannauksen tai lataat sen pilveen.
Ovatko kuitisi ryppyisiä? Aseta ne lasilevyn alle skannausta vartenVinkki 06: ryppyjä
Suosittelemme, että skannaat esimerkiksi kuitit heti, kun vastaanotat ne, kuten voisit lukea vihjeestä 1. Jos tämä ei ole mahdollista tai yksinkertaisesti mitään ei haluat tehdä, sinun on todennäköisesti käsiteltävä taitettuja kuitteja. käsitellä. Tämä tekee skannauksen huomattavasti vaikeammaksi, mutta ei mahdottomaksi. Voit tietysti taittaa kuitit / asiakirjat taaksepäin ja rullata ne takaisin, mutta se vie paljon aikaa, ja siksi mobiiliskannauksen hyödyllisyyttä on tietysti vaikea löytää. Tämä ongelma on melko helppo ratkaista menetelmällä, joka ei todellakaan ole niin erilainen kuin perinteinen skanneri: lasilasi. Ota lasi- tai muovilevy valokuvakehyksestä ja aseta se skannattavan kuitin päälle. Rypyt eivät heti ole enää ongelma. Jotain tekemistä päivällä, koska lamppujen heijastukset voivat heittää avaimen töihin.
Vinkki 07: ocr?
Mainitut sovellukset toimivat kaikki erittäin miellyttävästi ja tehokkaasti, mutta niillä on yksi yhteinen virhe: ne eivät pysty muuntamaan skannattua tekstiä digitaaliseksi tekstiksi (eli tekstiksi, jonka voit sitten kopioida ja liittää). Onneksi on olemassa sovelluksia, jotka käyttävät tätä tekniikkaa (ocr), ja yksi näistä sovelluksista on tunnettu ohjelmistovalmistaja: Microsoft! Office Lens on ilmainen ja saatavilla sekä Androidille että iOS: lle. Skannaa asiakirja käynnistämällä sovellus ja ilmoittamalla alareunassa, että se on asiakirja. Osoita kameralla skannattavaa asiakirjaa / kuittia ja paina punaista painiketta, kun valkoinen kehys sulkee asiakirjan oikein. Paina nyt +1 alhaalla vasemmalla lisätäksesi uuden asiakirjan skannaukseen tai napsauttamalla Valmis oikeassa yläkulmassa, jos olet tyytyväinen tulokseen. Jos painat nyt alaosassa PDF-tiedostoa, asiakirja tallennetaan muokattavana PDF-tiedostona, ts. Kaikki asiakirjan teksti voidaan sitten valita ja kopioida.
Vinkki 08: Erota tiedostot
Joissakin tapauksissa on hyödyllistä skannata paljon asiakirjoja yhtenä asiakirjana, yksinkertaisesti siksi, että tämä on nopeampaa. Mutta sitten tietysti päädyt yhteen suureen PDF-tiedostoon, kun todella halusit erillisiä asiakirjoja. Voit kuitenkin erottaa asiakirjat helposti. Loistava ohjelma tähän on Adobe Acrobat DC, mutta tämä ohjelma on kallis eikä se ole vaihtoehto kaikille. Onneksi on myös ilmaisia vaihtoehtoja, eikä sinun tarvitse edes asentaa mitään heille. Surffaa osoitteeseen www.splitpdf.com ja lataa tiedosto, jonka haluat jakaa (voit myös tuoda sen suoraan Dropboxista tai Google Drivesta). Klikkaa Pura kaikki sivut erillisiksi tiedostoiksi tai määritä erikseen tiedostot, jotka haluat jakaa. Paina nyt Jakaa jakaa tiedostot. Nyt luodaan zip-tiedosto, joka sisältää kaikki pääasiakirjan sivut erillisenä PDF-tiedostona.
Haluatko yhdistää useita erillisiä asiakirjoja yhdeksi kokonaisuudeksi? Tämä voidaan tehdä verkossa ilmaiseksi Vinkki 09:… ja yhdistää
Tietysti on myös päinvastainen tilanne: olet skannannut kaikenlaisia erillisiä tiedostoja ja haluaisit yhdistää ne yhdeksi PDF-tiedostoksi. Adobe Acrobat DC voi tehdä sen myös, mutta myös tässä tapauksessa on ilmainen online-työkalu, joka voi tehdä sen puolestasi (muuten samoilta valmistajilta). Surffaa osoitteeseen www.pdfmerge.com ja lataa yhdistettävät tiedostot yhdeksi PDF-tiedostoksi. Oletuksena on neljä kenttää, mutta napsauttamalla Lisää tiedostoja voit lisätä kenttiä. Napsauta sitten Yhdistä! Sivusto alkaa toimia puolestasi, ja melkein heti sen jälkeen yhdistetty PDF-tiedosto ladataan automaattisesti. Muuten, molemmilta sivustoilta on saatavana myös ohjelmistoja, jotka voivat tehdä työn puolestasi verkossa, mutta kyseinen ohjelmisto ei ole ilmainen.
Vinkki 10: Järjestä
Tämän artikkelin alussa suosittelemme, että valitset yhden pilvipalvelun. Joissakin tapauksissa se ei ole mahdollista (esimerkiksi siksi, että hallinnoit hallintoa yhdessä, ja toisella on Android-puhelin ja toisella iPhone, jossa on Google Drive -sovellus, joka ei tue tarkistuksia). Tällainen tilanne ei ole optimaalinen, mutta silti melko helppo korjata IFTTT: llä. IFTTT on verkkosivusto, joka voi linkittää palveluja. Surffaa osoitteeseen www.ifttt.com ja luo tili. Sinun ei tarvitse keksiä pyörää uudelleen, muut ovat jo tehneet etsimäsi toiminnon. Napsauta suurennuslasia ja etsi synkronoi dropbox google drive (Voit tietysti kirjoittaa minkä tahansa haluamasi pilvipalvelun täällä; otamme nämä kaksi esimerkkinä). Valitse haluamasi kuvaus (meidän tapauksessamme) sovellus Synkronoi Dropboxiin lisätyt uudet tiedostot automaattisesti Google Driveesi). Valitse Dropbox-kansio, johon lähetät kuitit, ja napsauta sitten Kiihottua. Tähän kansioon sijoitetut kuitit synkronoidaan automaattisesti Google Driveen. Näin pidät kaiken siististi yhdessä.
