Miten

Näin teet digitaalista kirjanpitoa

Kirjanpito on mitä useimmat ihmiset, lukuun ottamatta kirjanpitäjiä, eivät halua ajatella, saati olla kiireisiä. Se sotku näiden laskujen, kuittien ja niin edelleen kanssa, sen pitäisi olla helpompaa, eikö? Onneksi se voi tehdä sen myös siirtymällä digitaaliseen kirjanpitoon.

Monille ihmisille, myös tämän artikkelin kirjoittajalle, on melko este siirtyä digitaaliseen hallintoon. Siitä huolimatta suosittelemme ehdottomasti, että teet sen. Se ei ole monimutkaista ja säästää niin paljon aikaa jälkikäteen. Autamme sinua matkallasi ja annamme sinulle heti ensimmäisen vihjeen: vaihda uuden tilikauden alkaessa, mikä on paljon helpompaa kuin vuoden puolivälissä.

Kirjanpito vs. hallinto

Termejä kirjanpito ja hallinto käytetään usein keskenään. Ei kätevä, koska ne ovat kaksi täysin erilaista asiaa. Hallinto on laskujen, kuittien, toisin sanoen saapuvien ja lähtevien lähetysten, säilyttäminen. Kirjanpito on oikea veroviranomaisten kirjanpito, säännösten soveltaminen ja niin edelleen. Tämä artikkeli koskee hallinnon digitalisointia. Emme ole kirjanpitäjiä, joten emme voi auttaa sinua asian aineellisella puolella, mutta voimme auttaa sinua tekniikassa. Selitämme toisinaan jotain olennaista, mutta jos et todellakaan ymmärrä mitään kirjanpidosta ja hallinnosta, on helpompaa tehdä se yhdessä jonkun muun kanssa.

01 kirjanpitäjä

Olemme jo koskettaneet tätä kohdassa Kirjanpito vs. hallinto: emme ole kirjanpitäjiä. Digitaalisen hallinnon määrityksessä on annettava tärkeitä asioita, kuten alkusaldo. Nämä ovat kysymyksiä, joista olemme yksinkertaisesti kuulleet kirjanpitäjäämme. Jos tiedät kaiken pääkirjan tileistä, alustavista eristä, muutoksista jne., Voit todennäköisesti kirjoittaa kaiken tämän itse. Jos ei, voi olla viisasta kuulla kirjanpitäjää. Sinun ei tarvitse luovuttaa koko kirjanpitoa välittömästi, mutta voit pyytää heitä tarkistamaan, oletko asettanut kaiken oikein, kun olet lopettanut kirjanpitopaketin määrityksen. Muuten, me suosittelemme aina kaikkia palkkaamaan kirjanpitäjän, se, että he maksavat itsestään, ei ole mikään myytti. Liiketoiminnan kasvu -sivustolta löydät kätevän oppaan hyvän kirjanpitäjän löytämiseen.

02 Kirjanpitopaketin valinta

Kirjanpitopaketin valinta on tärkeä askel. Sinun on kuitenkin työskenneltävä sen kanssa säännöllisesti, joten on tärkeää valita sinulle sopiva paketti. Olemme testanneet melko monta, ja mielestämme on kaksi todella hyvää ehdokasta: Exact Online ja e-Boekreken.nl. Exact Online on kattavin paketti, mutta myös paljon monimutkaisempi ja kalliimpi. e-Boekouden.nl on vähän ystävällisempi, tarjoaa sinulle kaiken tarvitsemasi ja on paljon halvempi. Lisäksi palvelu on helppo integroida esimerkiksi verkkokauppaan (vaikka se on liian laaja kuvaamaan tässä artikkelissa. Näistä syistä olemme valinneet e-Boekouden.nl esimerkin tälle peruskurssille. Joten ole vapaa valita oma paketti.

03 Digitaaliset kuitit

Tietenkin digitaalinen kirjanpito tarkoittaa myös sitä, että sinun on digitalisoitava kaikki kuitisi. Tällä kurssilla käyttämämme paketti sisältää sovelluksen, joka skannaa kuitit, mutta jos käytät toista pakettia, jolla sitä ei ole, suosittelemme Turboscanin käyttöä (sekä Google Play -kaupassa että Apple App Storessa). Tämän sovelluksen avulla voit helposti skannata kuitisi, minkä jälkeen ne voidaan tallentaa pilveen. Pieni vinkki: kouluta itseäsi skannaamaan kuitit heti, kun saat ne. Se saattaa näyttää hieman oudolta kaupassa, mutta se varmistaa, että et todellakaan koskaan menetä kuittia enää. Lisäksi hallinnon pitämisestä ajan tasalla tulee tuulta, koska sinun ei enää tarvitse skannata kaikkia kuittejasi vuosineljänneksen lopussa. Sovellus maksaa voimakkaan dollarin 7 eurolla, mutta se on sen arvoinen.

04 Rekisteröidy

Useimmat kirjanpitopaketit tarjoavat sinulle ilmaisen kokeilujakson, joten voit kokeilla pakettia vapaa-ajalla nähdäksesi sopiiko se sinulle. Suosittelemme varmasti käyttämään sitä. Valitsemme e-Boekhouding.nl, koska luulemme, että tämä paketti sopii useimmille ihmisille, ja koska pidämme käyttöliittymästä, mutta voit vapaasti etsiä online-kirjanpitopaketteja ja kokeilla muutamia. Esimerkissämme surffaat osoitteeseen www.e-boekreken.nl, jossa napsautat Kokeillaan napsautuksia. Luo sitten tili kuten muillekin sivustoille. Voit kokeilla sivustoa 14 päivän ajan, minkä jälkeen se maksaa sinulle 7,95 kuukaudessa perustilaukselle ja 5,95 kuukaudessa laskutusmoduulille (jota suosittelemme vahvasti).

05 Ohjevideot

Yksi syy siihen, miksi pidämme niin paljon e-Boekouden.nl-pakettia, on, että sivusto on täynnä videoita, jotka auttavat sinua määrittämään hallinnon digitaalisesti. Muuten, tiedämme, miten se yleensä menee: haluat aloittaa ja et halua katsella kaikenlaisia ​​videoita ensin. Huomaa kuitenkin, että kyse on hallinnostasi, jonka haluat järjestää hyvin, koska se säästää monta tuntia työtä. Tietysti selitämme kuinka perusasiat toimivat, mutta videot syventävät asiaa ja ovat siksi hyvin opettavia. Kirjaudu sisään sivustoon ja napsauta oikeassa yläkulmassa Tuki. Uusi ikkuna avautuu, jossa napsautat Videoharjoitukset. Sieltä löydät kaikki videot, joita tarvitset ymmärtääksesi paremmin sivuston toiminnan.

06 Alustava tase

Aloitamme heti vaikeimmasta osasta: alkusaldosta, joka löytyy osoitteesta Hallinta / alkusaldo. Tämä on pohjimmiltaan yhteenveto kaikista taloudellisista näkökohdista, jotka muodostavat yrityksesi: tuotot, kulut, saamiset ... analoginen hallinto) ja voit pyytää näitä tietoja häneltä. Joka tapauksessa on olennaista, että vasemman ja oikean sarakkeen (eli varat ja velat) kokonaismäärä on sama. Mutta ennen kuin voit täyttää tämän, sinun on ensin määritettävä pääkirjatilisi.

07 Pääkirjatilien asettaminen

Älä pelkää sanaa, kuten kirjanpitotili. Voit nähdä hallinnosi parhaiten suurena kaappina, jossa on laatikot. Jokainen laatikko edustaa osa yritystäsi, kuten pankkitilisi (maksutapa), tilauksesi johonkin (voitto ja tappio), varastosi (saldo) ja niin edelleen. Sana vetolaatikko ei todennäköisesti häiritse sinua, ja kirjanpitotili on täsmälleen sama. Siksi online-hallinnollesi on tärkeää, että kartoitat kaikki yrityksesi osat. Klikkaa Johto ja sitten eteenpäin Pääkirjanpitotilit. Näet täällä paljon "laatikoita", joista suurinta osaa et koskaan käytä. Katso, voitko sijoittaa kaikki yrityksesi kustannukset ja edut johonkin näistä laatikoista. Jos ei, luo uusi laatikko tai pääkirjatili itse.

08 Suhteiden luominen

Hallinnollesi on tietysti tärkeää tietää, keneltä olet saanut rahaa ja kenelle olet maksanut rahaa. Siksi on välttämätöntä luoda suhteita. Teet sen napsauttamalla yläosaa Ihmissuhteet ja sitten eteenpäin Lisätä vasemmassa ruudussa. Tämä on melko yksinkertaista, se koskee vain kyseisen asiakkaan tai asiakkaan kaikkia yhteystietoja.

09 Tuotteiden luominen

Oletetaan, että nyt pyydämme sinua luomaan laskun, niin luultavasti yksinkertaisesti syötät mitä teit ja kuinka paljon se maksaa. Tämä on sama digitaalisessa kirjanpidossa, paitsi että kirjanpitopaketti haluaa tietää, mistä tietty tuote tai palvelu on veloitettava. Sinä luot tuotteita sitä varten. Klikkaa Laskutus ja sitten alle Tuotteet ja palvelut päällä Lisätä. Sinun on nyt syötettävä palvelun tai tuotteen koodi (voit ajatella tämän itse) ja kuvaus (esimerkiksi DVD). Sitten valitset yhden Yksikkö, meidän tapauksessamme Pala. Jos tarvitsemasi yksikkö (esim Sana jos kirjoitat artikkeleita ja maksat sanaa vastaan) ei ole vielä olemassa, voit luoda ne otsikon alle Yksiköt vasemmalle. Syötä tarvittaessa ostohinta ja myyntihinta ilman arvonlisäveroa. Valitse arvonlisäverokanta ja ALV: n sisältävä myyntihinta näkyy heti. Mehiläinen Laskutili valitset mihin "laatikkoon" tämä tuote kuuluu. Tämä voi olla hyvin yleistä (ryhmän 1 liikevaihto) tai hyvin spesifistä (DVD). Vaikka sinun on ensin luotava pääkirjatili DVD: lle. Kätevä asia on nyt: ALV sijoitetaan automaattisesti maksettavaan ALV-laatikkoon.

10 Laskujen lähettäminen

Siksi käytät luomiasi tuotteita laskutuksen yhteydessä. Napsauta yläosassa olevaa valikkoa Laskutus ja sitten eteenpäin Lisätä. Valitse suhde ja täytä tarvittavat tiedot. Napsauta sitten Lisää tuote / palvelu. Kun napsautat yläkenttää, voit lisätä jonkin määrittämistäsi tuotteista. Nyt voit heti nähdä, miksi tästä on hyötyä, kaikki asiaankuuluvat tiedot syötetään välittömästi (mutta niitä voidaan silti muuttaa, jos esimerkiksi hinta poikkeaa). Näin lisäät rivin jokaiselle tuotteelle tai palvelulle. Kun olet valmis, tallenna lasku ja voit lähettää sen. e-Boekouden.nl tarjoaa kaikenlaisia ​​malleja tähän.

11 Laskujen / kuittien syöttö

Tulojen lisäksi sinulla on myös kuluja. Voit varata tämän napsauttamalla sivuston välilehteä Kirjanpito ja sitten eteenpäin Laskut. Mehiläinen Varauksen tyyppi valitsetko Vastaanotettu lasku. Valitse liikekumppani ja täytä laskun tiedot (mukaan lukien oikea tilisiirto). Napsauta tarvittaessa Tiedostojen lisääminen jos haluat ladata laskun. Kuitteissa ei ole kätevää käyttää suhteita, loppujen lopuksi joskus ostat jotain kirjakaupasta, joka ei ole välittömästi suhde. Lisäksi kuiteilla ei ole laskunumeroa. Napsauta siinä tapauksessa Lausunto / kuitit vasemmassa ruudussa. Valitset varaustyypin Käyttää rahaa ja kanssa Tili ilmoitat millä tilillä teit tämän. Näet nyt myös: jos sinulla on useita pankkitilejä, on hyödyllistä luoda useita pääkirjatilit myös tätä varten. Klikkaa Tallentaa käsitellä kuitti. Kun lataat e-Boekouden.nl-sovelluksen, voit myös skannata kuitit suoraan ja ladata ne älypuhelimestasi.

12 Tuontitapahtumat

Olet lisännyt lähetetyt ja vastaanotetut laskut digitaaliseen hallintoon, ja nyt on tärkeää linkittää ne pankkitilisi todellisiin mutaatioihin. Syynä tähän on tasapainosi, jonka, nimensä mukaan, on oltava tasapainossa. Jokaisesta lähetetystä kymmenen euron laskusta on maksettava kymmenen euron maksu ja jokaisesta käyttämästäsi viidestä eurosta on oltava viiden euron kuitti. Siksi aiot varata nuo asiat toisiaan vastaan. Helpoin tapa on viedä tiliotteet pankkisi sivustolta (kukin pankki selittää menettelyn) ja napsauttaa sitten Tuonti otsikon alla Tulla sisään (välilehti Kirjanpito). Lataa tiedosto, valitse siihen liittyvä pankkitili ja napsauta sitten Edelleen. Kun tiedosto on käsitelty, napsauta Siirry käsittelemättömiin lauseriveihin. Siellä näet kaikki muutokset pankkitililläsi, joita ei ole vielä linkitetty esimerkiksi laskuihin. Jokaiselle mutaatiolle voit nyt ilmoittaa tarkalleen, mikä osa mihin kuuluu. Esimerkiksi kustakin kulusta ja kaikista tuotoista lasketaan lasku ja / tai kuitti.

Linkit

Periaatteessa voit tehdä kaiken kirjanpitopaketissasi manuaalisesti, mutta kohdassa Hallinta sinulla on myös mahdollisuus tehdä kaikenlaisia ​​linkkejä. Voit esimerkiksi luoda ensin linkin kirjanpitäjääsi, jotta hän pääsee hallintoosi ja käyttää sitä ilmoituksesi lähettämiseen, mutta voit myös luoda linkin pankkiin, jotta sinun ei tarvitse tuoda ja viedä manuaalisesti. tapahtumasi joka kerta. Täältä löydät myös linkin verkkokauppaan, jotta voit syöttää tilausten laskut automaattisesti digitaaliseen kirjanpitoon. Se ei ole kovin vaikeaa, ja tukisivulta löydät laajan selityksen siitä, miten se kaikki toimii. Siksi suosittelemme, että tutkit sen ehdottomasti.