Sinun ei tarvitse kirjoittaa kaikkia asiakirjassa käyttämiäsi tietoja yksi kerrallaan Wordiin. Ohjelmistolla on laajat toiminnot tietojen tuomiseksi muista ohjelmista. Tässä artikkelissa näytämme sinulle mahdollisuuden tuoda ja linkittää tietoja muista ohjelmista, kuten Excelistä.
Jos sinulla on muita paketteja Office-sarjasta, Word tarjoaa mahdollisuuden tuoda tietoja kyseisistä ohjelmista asiakirjaan. Olipa kyse Excel-taulukon tai Accessin tiedoista, osoitetiedoista tai dioista; voit helposti linkittää ne Word-asiakirjaasi. Muiden ohjelmien tietojen linkittämisen etuna on, että sinun on muutettava tietoja vain kerran lähdeohjelmassa. Tämän jälkeen Word hyväksyy muutokset asiakirjaan automaattisesti. Joskus sinun on päivitettävä kyseiset tiedot.
01 Tuo tietoja Excelistä
Exceliä käytetään laajalti tietojen syöttämiseen. Mutta joskus haluat vain sisällyttää osan Excel-tiedostosta Wordiin ilman, että tiedot linkitetään suoraan. Esimerkiksi (osa a) taulukosta. Sekä Wordin että Excelin laaja kopiointi- ja liittämistoiminto varmistaa, että tiedot, mukaan lukien muotoilu, voidaan siirtää asiakirjaan. Tässä esimerkissä kopioidaan yksinkertainen tavallinen taulukko Excelistä Wordiin. Valitsemme kaikki solut, napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse Kopioida.
02 Oikean muodon valitseminen
Tapa, jolla tiedot viedään Excelistä Wordiin, riippuu viimeksi mainitussa valitsemastasi liittotoiminnosta. Wordissa voit laittaa tiedot asiakirjaan eri tavoin: liitä muotoilun säilyttämisen avulla, liitä kuvana tai liitä ilman muotoilua. Käytettävissä olevat liittämisvaihtoehdot riippuvat siitä, millainen data leikepöydälle on sijoitettu. Jos kopioit taulukon Excelistä, sinulla on enemmän liittämisvaihtoehtoja kuin jos haluat liittää pelkkää tekstiä esimerkiksi Muistiosta Word-asiakirjaasi.
Jos haluat liittää tiedot Excelistä muotoilematta Wordiin, valitse "Säilytä vain teksti", valikon oikeanpuoleisin painike. Sitten Word liittää tiedot Excelistä suoraan ilman lisäominaisuuksia. Jokainen taulukon rivi liitetään erilliselle riville.
03 Taulukko muotoilun säilyttämisellä
Jos taulukko on muotoiltu Excelissä reunuksilla, väreillä, erilaisilla kirjasimilla ja värillisillä soluilla ja haluat kopioida ne yksitellen Wordissa, voit valita toiminnon liittämisvaihtoehdoista Jatka lähteen muotoilua.
Kun kopioit taulukkoa Excelistä, myös Word-tiedot sijoitetaan taulukkoon. Tämän etuna on, että voit nyt muokata tietoja edelleen ja säätää taulukkoa tarvittaessa suunnittelun kannalta. Jos napsautat liitettyä taulukkoa Wordissa, välilehti näkyy myös valintanauhassa Pöydän suunnittelu saatavilla. Valitun taulukon avulla voit käyttää välittömästi erilaista muotoilua.
Jos haluat muuttaa vain yhtä solua, riviä tai saraketta, napsauta sitä hiirellä ja muuta sen ominaisuuksia.
04 Dynaamiset tiedot Excelistä
Joskus voi tapahtua, että Excel-tiedot, joita haluat käyttää Word-asiakirjassa, ovat dynaamisia. Eli Excel-tiedoston tiedot voivat muuttua ajan myötä. Sitten on tärkeää, että Exceliin Wordiin sijoitetut tiedot ovat viimeisimmät. Voit liittää tietoja Wordiin pitäen samalla datan linkin Excelissä. Jos sinä tai joku muu muuttaa alkuperäisiä tietoja Excelissä, nämä muutokset näkyvät myös Wordissa. Jotta tämä toimisi, sinun on liitettävä tiedot Excelistä erityisellä tavalla Wordiin. Valitse siinä tapauksessa valikosta liitä Linkitä ja säilytä lähteen muotoilu.
Kun tiedot liitetään Wordiin, huomaat, että taulukolle on annettu erilainen toiminto. Jos napsautat yhtä solusta hiiren oikealla painikkeella, luettelossa näkyy uusi vaihtoehto, nimittäin Päivitä linkki. Jos tietoja on muutettu Excelissä, niitä ei muuteta suoraan Wordissa. Asiakirjan omistajana voit siis näyttää viimeisimmät tiedot taulukossa valitsemalla Päivitä linkki.
05 Taulukot muotoilulla
Muuten, tämä toiminto toimii myös, kun taulukon alkuperäinen muotoilu muuttuu Excelissä. Heti kun esimerkiksi viivojen väriä tai paksuutta muutetaan Excelissä ja valitset Wordissa Päivitä linkki, nämä muutokset heijastuvat myös Wordiin. Tällä voi tietysti olla myös haittoja Word-asiakirjan asettelussa. Onneksi tähän on ratkaisu. Jos haluat kopioida vain Excel-solujen tiedot, mutta et itse muotoilua, valitse liitä-vaihtoehto Linkitä ja käytä kohdeluetteloita. Taulukko kopioidaan nyt ilman muotoilua Wordissa, mutta itse solujen tiedot linkitetään Exceliin ja muutokset tehdään sen jälkeen, kun valitset Päivitä linkki toteutettu Wordissa.
Jos taulukon muotoilua muokataan Excelissä, tällä ei ole enää vaikutusta taulukon ulkoasuun Wordissa.
06 Luo kirjeitä ja postituksia
Voit lähettää kirjeen useisiin osoitteisiin myös Wordin avulla. Onneksi sinun ei tarvitse tehdä erillistä kirjettä jokaiselle vastaanottajalle, mutta voit tehdä tavallisen kirjeen. Tavallisella kirjeellä voit lähettää kirjeen helposti useille ihmisille. Linkität tietokannan, jossa on nimet, osoitteet ja asuinpaikat, tällaiseen vakiokirjeeseen. Voit käyttää tätä toimintoa myös kirjekuorien tulostamiseen. Tässä esimerkissä näytämme, kuinka osoitteet lisätään automaattisesti asiakirjaan.
07 Osoitekenttien luominen
Wordissa on erityisominaisuus, jolla nimiä ja osoitteita lisätään automaattisesti asiakirjaan. Nauhasta löydät tälle erillisen välilehden, nimeltään Postitukset. Siellä voit linkittää Wordin olemassa olevaan postituslistaan tai voit myös luoda uuden luettelon täältä.
Sinulla on ensin oltava luettelo osoitteista. Voit luoda tämän itse Wordissa, mutta voit myös linkittää Wordin esimerkiksi Exceliin poimiaksesi osoitetiedot siitä. Näytämme ensin, kuinka voit luoda luettelon osoitetiedoista Wordissa itse. Välilehden alla Postitukset löydät painikkeen Valitse osoitteet. Napsauta sitä ja valitse vaihtoehto Kirjoita uusi luettelo.
Nyt näkyviin tulee ikkuna, johon voit syöttää osoitetiedot. Tässä esimerkissä rajoittumme (fiktiivisiin) osoitetietoihin, kuten tervehdys, alkunimi, sukunimi, osoite, postinumero ja kaupunki. Annat jokaiselle riville niiden ihmisten tiedot, joille haluat kirjoittaa. Kun olet täyttänyt, paina painiketta OK tallentaa luettelon.
Word tallentaa osoiteluettelon Microsoft-tietokantana (laajennuksella .mdb), ja sillä on se etu, että voit jatkaa tämän tiedoston käyttöä Officessa, joten sinun ei tarvitse luoda uutta osoiteluetteloa joka kerta.
Jos olet tallentanut tietokannan Wordiin, painike ilmestyy valintanauhaan Aloita postin yhdistäminen saatavilla. Mutta ennen kuin napsautat sitä, sinun on ensin määritettävä kirjeessäsi sijainti, johon haluat sijoittaa osoitekentän. Sijoita se napsauttamalla painiketta Osoitelohko.
08 Tietojen tarkistus
Näet nyt uuden ikkunan, jossa voit tarkistaa, ovatko tiedot oikeita. Periaatteessa sinun ei tarvitse muuttaa paljon täällä; Jos olet tehnyt yksinkertaisen osoiteluettelon, joka sisältää vain etu- ja sukunimen, kadun, talon numeron, postinumero ja kaupungin sekä kaikki osoitteet ovat omassa maassasi, Word sijoittaa sen yleensä heti. Asetusten muuttaminen voi olla hyödyllistä vain, jos lähetät myös kansainvälisiä kirjeitä. Napsauta painiketta myöhemmin OK , sitten Word sijoittaa tekstikoodin <>. Tämä lohko osoittaa siis, että tietokannan osoitetiedot on sijoitettu sinne.
Valintanauhan yläosassa näet nyt ylimääräisiä painikkeita, joilla voit selata kirjaimia juuri linkitettyjen osoitteiden kanssa. Näin voit tarkistaa, onko osoitetiedot ilmoitettu oikein kirjeessä. Kirjainten selaamiseen käytettävien nuolipainikkeiden lisäksi löydät myös painikkeen nimeltä Esimerkki tuloksesta. Kun tätä painiketta painetaan, näet todelliset osoitetiedot kirjainta kohti.
Nyt voit päättää, oletko tyytyväinen nykyiseen näkymään vai haluatko muuttaa jotain muuta. Asettelu esimerkiksi siksi, että haluat ehkä tulostaa osoitteet hieman suuremmiksi tai antaa niille eri fontin. Sinun ei tarvitse tehdä tätä jokaiselle kirjaimelle erikseen, mutta teet tämän yhdellä kertaa valitsemalla lohkon <> asiakirjastasi. Tätä varten sinun on ensin poistettava osoitteen esikatselu käytöstä painamalla painiketta uudelleen Esimerkki tuloksesta napsauttaa. Vasta sitten osoitelohko ilmestyy uudelleen. Valitse asiakirjassa <> ja voit säätää muotoa.
09 Yhdistä asiakirjat
Oletko tyytyväinen tulokseen? Sitten voit yhdistää osoitetiedot kirjeeseesi. Yhdistämisen yhteydessä Word tekee useita kopioita kirjeestä, ja kunkin kirjaimen yksilöllinen osoite tietokannasta. Aloita yhdistäminen napsauttamalla valintanauhan painiketta Suorita ja yhdistä, aina oikealle. Nyt tulee näkyviin kolme vaihtoehtoa, valitse Tulosta asiakirjat.
Määritä tulostettavat tietueet, yleensä kaikki tulostetaan yhdellä kertaa. Word lähettää komennon painikkeen painamisen jälkeen OK, tulostimeen ja kirjeesi tulostetaan.
Vinkki: Tulosta tarroja ja kirjekuoria
Haluatko kirjeiden tulostamisen lisäksi tulostaa osoitteita myös kirjekuoriin tai tarroihin? Valitse sitten nauhan vasemmalta puolelta Kirjekuoret tai Tarrat. Kun napsautat yhtä näistä kahdesta painikkeesta, Word muuttaa nykyisen asiakirjan muodon kirjekuoren tai tarran muotoon. Voit valita erikokoisista.
10 Osoitteiden tuominen Excelistä
Wordissa voit myös hakea osoitetiedostosi muista ohjelmista tai työskennellä erillisten tiedostomuotojen kanssa. Syöttäminen Wordin osoiteluettelotoiminnon kautta on joskus melko vaikeaa. Se on erittäin tarkkaa työtä, ja väärän painikkeen painaminen voi nopeasti lisätä tietueen uudelleen. Lisäksi syöttöikkunan pieni koko vaikeuttaa useiden tietueiden kanssa työskentelyä. Siinä tapauksessa on parempi valita ohjelma, joka pystyy käsittelemään tietueita paremmin, kuten Excel tai - jos haluat työskennellä tietokantaohjelmien kanssa - Access. Tässä peruskurssissa käytämme osoitetietojen tuontia Excelillä, mikä toimii tässä tapauksessa hyvin; on paljon helpompaa käyttää enemmän rivejä Excelissä.
Jos tietosi ovat kunnossa Excelissä, voit helposti käyttää niitä luomaan osoitetietoja Wordissa. Jokainen Excelin rivi, jota on käytettävä Wordin osoitetiedoissa, antaa selkeän nimen: Tervehdys, Etunimi, Sukunimi, kadun nimi, talonumero, postinumero ja asuinpaikka. Tämä rivi on sitten taulukon ensimmäinen rivi. Seuraavilla riveillä syötät sitten kaikki haluamasi osoitteiden tiedot kirjeeseen.
11 Tallenna tiedosto
Oletko viimeistellyt tiedostosi? Sitten tallennat sen ja siirryt sitten Wordiin tuodaksesi tiedot Excel-tiedostosta osoitetiedostona. Voit tehdä tämän seuraavasti: napsauta valintanauhaa Postitukset päällä Valitse osoitteet ja valitse se Käytä olemassa olevaa luetteloa. Valitse sitten Excel-tiedosto.
Word sisältää nyt tiedoston vahvistuksen. Jos muotoilit taulukon Excelissä, kuten esimerkissämme, ensimmäinen tietorivi sisältää sarakeotsikot. Laita sitten myös valintamerkki Ensimmäinen tietorivi sisältää sarakeotsikot. Word tunnistaa tämän, joten voit sijoittaa oikeat kentät helposti oikeaan paikkaan asiakirjassa.
12 Määritä kentät
Toisin kuin osoitetiedot tuodaan osoiteluettelon kautta, kun tuot tietoja Excelistä, sinun on silti määritettävä kentät erikseen. Jokaisesta Excel-tiedostosi sarakkeesta tulee erillinen lohko Wordissa, joka lopulta sisältää koko osoitekentän. Nauhassa osoitteessa Postitukset löydät painikkeen nimeltä Lisää yhdistämiskentät. Valikosta löydät kaikki sarakkeet Excel-taulukosta. Voit nyt sijoittaa sen asiakirjaasi napsauttamalla oikeaa nimeä. Aseta ensin kohdistin kohtaan, johon haluat lisätä ensimmäisen kentän, tässä esimerkissämme Tervehdys.
Sijoita väli Word-asiakirjasi jokaisen kentän väliin, jotta tervehdys, etunimi ja sukunimi eivät asettuisi toisiaan vastaan, kuten alla:
<><><>
Syötä nyt uusi rivi ja aseta kentät sen alle kadun nimi ja talonumero, jälleen välilyönnillä:
<><>
Ja viimeiselle riville asetat lopulta postinumero ja asuinpaikka, myös täällä välilyönnillä:
<><>
Etuna erillisten kenttien sisällyttämisestä Word-asiakirjaan on, että voit käyttää niitä missä tahansa kirjeessäsi. Tällä tavalla voit koota henkilökohtaisen kirjeen Excel-tiedoston tietojen perusteella.
