Sähköpostien, kalentereiden ja yhteystietojen seuraaminen voi viedä paljon arvokasta työaikaa. Kaikki, mikä nopeuttaa työtäsi Outlookissa, voi kuitenkin lisätä dramaattisesti tuottavuuttasi. Nämä 10 vinkkiä auttavat sinua tarkistamaan viestisi ja kalenterisi nopeammin ja toimivat yleensä tehokkaammin.
Tämä on löyhästi käännetty artikkeli sisarsivustoltamme PCWorld.com, kirjoittanut Helen Bradley (@helenbradley). Kirjoittajan mielipide ei välttämättä vastaa ComputerTotaal.nl: n mielipidettä, ja mainittuja ehtoja ja asetuksia voidaan kutsua hollantilaisissa ohjelmistoissa eri tavalla.
1. Tarkastele postilaatikkoa haluamallasi tavalla
Kun avaat postilaatikon ensimmäisen kerran, näkyviin tulee vakionäkymä. Mutta sen ei tarvitse näyttää tältä. Napsauta valintanauhan työkalupalkin Näytä-välilehteä ja valitse Muuta näkymää. Voit valita useista asetuksista, mukaan lukien vain viimeisimpien sähköpostien näyttäminen.
Näkymä-välilehdessä voit myös valita Viestien esikatselut ja poistaa ne käytöstä. Tai valitse 1, 2 tai 3, jos haluat näyttää viestin tekstirivien määrän otsikon alla. Voit määrittää tämän kansiota tai kaikkia kansioita varten.
Voit mukauttaa näkymää, kuten lisätä sarakkeita tai järjestää järjestyksen uudelleen, valitsemalla Näytä asetukset. Järjestely-asetusten avulla voit lajitella sähköpostit päivämäärän, aiheen jne. Mukaan Asetteluvaihtoehdoilla voit säätää kansio- ja lukunäkymää.
Kun kaikki on kunnossa, napsauta Muuta näkymää> Tallenna nykyinen näkymä uutena näkymänä. Kirjoita uuden näkymän nimi ja ilmoita, missä kansioissa sitä voi käyttää ja kuka sitä käyttää. Voit nyt palata tähän näkymään napsauttamalla Vaihda näkymää ja valitsemalla sitten tallennetun näkymän.
2. Määritä uudelleen, mikä merkitsee sähköpostin luettavaksi
Outlookissa lukemattomien sähköpostien väri on erilainen kuin aiemmin luettujen viestien. Sähköposti on kuitenkin helppo merkitä luetuksi, kun olet tuskin katsonut sitä, joten saatat unohtaa jotain tärkeää.
Voit välttää tämän valitsemalla Tiedosto> Asetukset> Posti ja napsauttamalla Lukuruutu-painiketta. Valitse valintaruutu Merkitse kohteet luetuiksi, kun niitä tarkastellaan lukuruudussa. Valitse, kuinka kauan viestin tulisi olla lukupaneelissa, ennen kuin Outlook merkitsee sen luettavaksi.
3. Kirjoita omat viestisi näyttämistä koskevat säännöt
Outlook 2013: lla on uusi tapa ilmaista luetut viestit. Saapuneet-kansion viestin vasemmalla puolella on sininen palkki, ja otsikko on myös sininen. Voit kuitenkin muuttaa sekä väriä että kirjasinta. Voit jopa kirjoittaa omat säännöt ja varustaa sähköpostisi valitsemillasi väreillä.
Voit määrittää tietyn värin sähköposteille sen perusteella, kuka ne on lähettänyt, tai aiherivin sanojen kautta valitsemalla Näytä> Näkymän asetukset> Ehdollinen muotoilu. Voit myös lisätä uuden säännön napsauttamalla Lisää. Kirjoita uusi nimi ja napsauta Fontti valitaksesi fontin ja värin sähköpostin otsikkoon. Napsauta lopuksi Ehto-painiketta luodaksesi vastaavan säännön.
4. Kiinnitä tehtävän palkki
Outlook 2013: ssa Tehtäväpalkki on oletusarvoisesti pois käytöstä, mutta voit saada sen helposti takaisin. Napsauta Näytä-välilehteä, valitse Tehtäväpalkki ja valitse, mitkä kohteet näkyvät palkissa. Ne on lueteltu valitsemassasi järjestyksessä.
Tehtäväpalkki ei kuitenkaan enää toimi kuten Outlookin aiemmissa versioissa. Niin leveä kuin se onkin, voit tarkastella vain yhtä kalenterikuukautta. Ja jos sinulla ei ole tapaamisia tänään, mutta sinulla on huomenna, et näe niitä tänään.
5. Yhdistä sosiaalisen median tileihisi
Kun linkität Outlook sosiaalisen median tileihisi, People-moduuli voi näyttää tietoja kontakteistasi ja heidän toiminnastaan. Voit tehdä tämän valitsemalla Tiedosto> Tiedot> Tilin asetukset> Sosiaalisen verkoston tilit. Valitse palvelu, kirjoita vastaavat tilitiedot ja anna Outlookin käyttää tiliäsi.
Lue lisää vinkkejä Microsoft Outlook 2013: lle seuraavalta sivulta ...
