On epäilemättä päiviä, jolloin et lähetä neljäsataa kirjettä, jotka kaikki on toimitettava henkilökohtaisella tervehdyksellä ja muilla henkilökohtaisilla tiedoilla. Siksi on hyvä mahdollisuus, että et ole perehtynyt Wordin postituslistojen toimintaan ja että vietät tuntikausia asioihin, jotka ovat mahdollisia muutamassa minuutissa (ja jotka ovat myös vähemmän alttiita virheille). Autamme sinua säästämään aikaa.
1 Mitä ovat postituslistat?
Postituslistat on Wordin toiminto, jonka avulla voit tuoda tietoja esimerkiksi Excel-asiakirjasta. Oletetaan, että sinulla on Excel-asiakirja, joka sisältää 25 ihmisen tiedot, Word käyttää Mailings-toimintoa 25 asiakirjan sisällyttämiseen. Täydennät muun asiakirjan vakiotiedoilla, jotka ovat samat jokaiselle asiakirjalle ja jokaiselle kirjeelle. Joten voit luoda henkilökohtaisia kirjeitä hyvin nopeasti, kun joudut tekemään työn vain kerran. Lue myös: Todellinen Word-asiantuntija 12 vaiheessa.
2 Ajattele hetki
Se kuulostaa hieman kömpelöltä, mutta keskeytys on yksi tämän työpajan hyödyllisimmistä vaiheista. Mikään ei ole ärsyttävämpää kuin se, että kaikki on kannuissa ja kannuissa, ja huomaa sitten, että sinun on mukautettava Excel-asiakirjaa, koska olet unohtanut jotain. Ajattele mitä haluat Word-asiakirjassa. Esimerkkinä lähetämme kutsun hääihin. Ensinnäkin tarvitsemme nimen ja osoitetietoja puheluun ja henkilökohtaiseen tervehdykseen, mutta haluaisimme myös antaa pöydän numerot illalliselle. Vieraita on 200, joten voit kuvitella, että se olisi valtava työ manuaalisesti. Tämä on helppoa postituslistalla.
3 Luo Word-asiakirja
Nyt kun sinulla on perusidea siitä, mitä haluat laittaa asiakirjaan (meidän tapauksessamme kirjeen), on aika todella tehdä se. Käynnistä Word ja luo uusi asiakirja Tiedosto / Uusi / Tyhjä asiakirja. Voit myös yksinkertaisesti käyttää mallia, joka ei vaikuta lopputulokseen. Luo sitten asiakirja tai kirjoita kirje, jonka haluat viime kädessä lähettää. Täytä tämä kirje, mukaan lukien tervehdys, osoite oikeassa yläkulmassa (tarvittaessa) ja meidän tapauksessamme: taulukon numeroiden jakaminen. Tee tiedot, jotka haluat täyttää automaattisesti lihavoituna hetkeksi, niin et unohda niitä myöhemmin. Täyttämällä kirjeen sinulla on konkreettinen yleiskatsaus siitä, oletko unohtanut mitään. Tarkista asiakirja ja pyydä tarvittaessa muita sidosryhmiä (kumppanisi, kollegasi jne.) Tarkistamaan, ettet ole unohtanut mitään. Tallenna asiakirja.
4 Luo Excel-asiakirja
Sitten luot Excel-asiakirjan. Tietysti se säästää aikaa, jos sinulla on jo kaikki nimet ja osoitteet Excelissä, joten sinun tarvitsee vain lisätä puuttuvat elementit. Klikkaa Tiedosto / Uusi / Tyhjä työkirja luoda uusi asiakirja. Mallit eivät ole toivottavia tässä tapauksessa, se vain sekoittaa, pitää sen mahdollisimman paljaana ja yksinkertaisena. Tärkeää on tietää, että Excelin sarakkeet toimivat aiheina (eli nimi, osoite, taulukon numero ja niin edelleen) ja rivit ovat yhteenveto kaikista tiedoista, eli meidän tapauksessamme kukin rivi on erilainen henkilö.
5 Täytä Excel-asiakirja
Nyt voit täyttää Excel-asiakirjan. Meidän tapauksessamme sijoitamme seuraavat otsikot asiakirjan ensimmäiselle riville: Etunimi, Sukunimi, Osoite, Postinumero, Kaupunki ja Taulukon numero. Kun olet tehnyt tämän, estä asiakirjan ylärivi napsauttamalla välilehteä Patsas nauhassa ja sitten edelleen Estä / estä ylärivi. Se on kätevä; Esimerkiksi pitkien asiakirjojen kohdalla voit nähdä, missä sarakkeessa työskentelet uudelleen, kun vierität alas. Sitten täytät asiakirjan edelleen: joten kaikkien jokaisella rivillä otsikoihin liittyvät tiedot (tapauksessamme etunimi, sukunimi jne.). Jos haluat lähettää asiakirjat sähköpostitse, tarvitset myös Sähköpostiosoite-otsikon.
Kiinnitä huomiota solujen oikeisiin ominaisuuksiin
Jos käytät vain tekstiä Excel-asiakirjassa, jonka kanssa haluat luoda asiakirjoja Wordissa, sinun ei tarvitse huolehtia solujen ominaisuuksista. Mutta jos haluat myös mainita esimerkiksi määrät lopullisessa asiakirjassa, solujen ominaisuudet ovat tärkeitä. Soluominaisuuksien avulla kerrot Excelille, mikä solun sisältö on. Koska voimme nähdä helposti eron määrän, päivämäärän tai talonumeron välillä, Excel ei pysty. Jos haluat kertoa Excelille, mitä solun sisältö tarkalleen tarkoittaa, napsauta hiiren kakkospainikkeella solua ja valitse Solun ominaisuudet. Avautuvassa ikkunassa vasemmalla voit valita, minkälaista sisältöä solu sisältää, ja oikealla voit määrittää sen edelleen (esimerkiksi määrittämällä, kuinka monta lukua pitäisi näkyä desimaalipilkun jälkeen).
6 Ohjattu sähköpostin yhdistämistoiminto
Word-asiakirjasi on keskeneräinen ja kaikki osoitteet ja muut tiedot on syötetty Excel-asiakirjaan. Word voi tehdä paljon Excelin tietojen kanssa, mutta sitten ohjelman on tietysti ensin tiedettävä, mitä asiakirjaa se koskee ja mitä sen pitäisi tehdä sen kanssa. Voit helposti luoda linkin ohjatun toiminnon kanssa Wordissa. Varmista, että sinulla on Word-tiedosto, johon haluat lisätä tiedot, auki ja napsauta Postitukset / Käynnistä postin yhdistäminen / Vaiheittainen ohjattu yhdistäminen.
7 Valitse Excel-asiakirja
Nyt on aika tehdä tärkeät valinnat. Sinun ei tarvitse valita mitään ensimmäisessä vaiheessa, koska olemme jo luoneet asiakirjan. Klikkaa Seuraava ja jätä vaihtoehto Käytä nykyistä asiakirjaa valittu. Napsauta uudelleen Seuraava. Jätä vaihtoehto Olemassa olevan luettelon käyttäminen valittu ja napsauta Lehdet. Siirry nyt luomaan osoitetiedostoon ja napsauta Avata ja edelleen OK näkyviin tulevassa ikkunassa. Näet nyt osoitteet Excel-asiakirjasta, jossa ensimmäistä riviä (kuvausten nimi, osoite jne.) Käytetään otsikkona. Klikkaa Seuraava.
