Miten

10 hyödyllistä vinkkiä Excelille

Microsoft Excelissä voit tehdä postituslistan, pitää tilisi ja tietysti tehdä kaikenlaisia ​​muita laskelmia. Excelin perusteet eivät ole lainkaan niin monimutkaisia. Näiden kymmenen kätevän vinkin avulla voit käyttää klassista ohjelmaa entistä kätevämmin ja nopeammin.

Vinkki 01: Valitse kaikki

Aloitamme melko yksinkertaisella, mutta erittäin hyödyllisellä temppulla. Jos haluat valita kaiken laskentataulukosta, voit käyttää näppäinyhdistelmää Ctrl + A. Tämän näppäinyhdistelmän ongelmana on, että Excelissä se ei aina valitse kaikkia tietoja laskentataulukostasi. Jos laskentataulukossa on tietosarja, jota seuraa tyhjä sarake, ja painat Ctrl + A, usein valitaan vain lohko, jossa on tiedot, joissa hiiren osoitin sijaitsee. Paina Ctrl + A uudelleen ja kaikki tiedot ovat käytettävissä. Ja jos olet hieman kömpelö (ja meillä on siitä kokemusta) ja painat A-näppäintä kerran liian usein (tai vahingossa toisella näppäimellä), kaikki korvataan A-kirjaimella. Onneksi se voidaan palauttaa uudelleen. toiminto Kumoa. Tapahtuuko tämä sinulle usein nyt ja haluatko eri tavan valita kaikki tiedot laskentataulukostasi? Napsauta sitten vasemmassa yläkulmassa rivin 1 yläpuolella olevassa risteyksessä ja kolmiota solun A vasemmalla puolella ja kaikki on valittu.

Vinkki 02: Lisää useita rivejä

Rivin tai sarakkeen lisääminen Exceliin on melko helppoa. Voit siirtyä otsikon alla olevan valintanauhan Koti-välilehteen Solut Klikkaa Lisääja valitse se Lehti rivit tai Lehtisarakkeet. Toinen vaihtoehto on napsauttaa hiiren kakkospainikkeella solua ja valita sitten Lisää / Koko rivi tai Koko sarake. Jos valitset rivin, se lisätään sen rivin yläpuolelle, jossa hiiren kohdistin on, ja jos valitset sarakkeen, se lisätään sen sarakkeen vasemmalle puolelle, johon hiiren kohdistin on sijoitettu. Etkö halua lisätä vain yhtä riviä, mutta noin kaksikymmentä? Sitten tämä on tietysti hankalaa. Onneksi Microsoft on ajatellut tätä. Oletetaan, että haluat lisätä kaksikymmentä riviä, napsauta sitten rivinumeroa vasemmalla ja vedä hiirtä alaspäin, kunnes olet valinnut 20 riviä. Napsauta hiiren kakkospainikkeella tätä valintaa ja valitse Lisää. Excel ymmärtää nyt automaattisesti, että haluat lisätä rivejä, ja lisää täsmälleen niin monta riviä kuin valitsit. Tietysti se toimii myös sarakkeiden kanssa.

Excel voi helposti tasata erilaisia ​​merkintälomakkeita Flash Fill -toiminnon avulla

Vinkki 03: Salaman täyttö

Oletetaan, että sinulla on asiakirja täynnä nimiä ja osoitteita, mutta jokainen arvo kirjoitetaan täysin eri tavalla. Yhdellä nimellä on iso kirjain, toisella ei. Toisessa postinumerossa on väli numeroiden ja kirjainten välillä, mutta toisessa kaikki on liimattu yhteen. Voit tietysti jättää kaiken sellaisenaan tai säätää kaiken manuaalisesti. Mutta entä jos sanomme sinulle, että se voi olla myös paljon helpompaa? Excel voi helposti korjata monia asioita puolestasi Flash Fill -toiminnolla. Ota nyt rivit etunimillä, olettaen, että etu- ja sukunimet ovat erillisessä sarakkeessa. Valitse koko sarake etunimillä, luo uusi laskentataulukko Excelissä ja liitä tämä sarake kyseiseen laskentataulukkoon. Kirjoita nyt kolmen ensimmäisen etunimen viereiseen sarakkeeseen samalla tavalla kuin ne tulisi kirjoittaa (ts. Alkukirjaimella). Kirjoittaessasi Excel osoittaa jo, että se voi korjata sarakkeen loppuosan. Jos painat Enter-painiketta tämän esikatselun aikana, se suoritetaan välittömästi koko sarakkeessa. Jos haluat aloittaa toiminnon itse myöhemmin, voit tehdä sen painamalla Ctrl + E.

Laskin

Vaikka Excel on erittäin hyvä laskemaan asioita, voi joskus olla nopeampaa ja miellyttävämpää laskea jotain Windowsin laskimessa (ja tehdä sitten jotain tällä arvolla Excelissä). Esimerkiksi, jos et halua muuttaa vahingossa nykyistä laskentataulukkoasi. Joillakin näppäimistöillä on pikanäppäin, joka käyttää Windows-laskinta, mutta kaikki näppäimistöt eivät tee niin. Tiesitkö, että voit lisätä pikakuvakkeen laskimeen helposti Excelissä? Voit tehdä tämän napsauttamalla alanuolta Tallenna, Kumoa ja Tee uudelleen -kuvakkeiden vieressä yläosassa ja napsauttamalla sitten Lisää tehtäviä laajenevassa valikossa. Valitse nyt vaihtoehto Laskin vasemmassa ruudussa (jos et näe sitä, valitse ensin Kaikki tehtävät) ja lisää se oikeaan ruutuun. Laskin on nyt lisätty kuvakkeena pikakäynnistykseen. Tämä ei tietenkään ole varattu vain laskimelle, vaan voit periaatteessa lisätä kaikki Excelissä olevat toiminnot.

Vinkki 04: Pysäytä rivi / sarake

Kun työskentelet pienen tietomäärän kanssa Excelissä, on melko helppo nähdä, missä sarakkeessa tai rivissä työskentelet. Yleensä laskentataulukon ylä- ja vasemmassa solussa on tietoja kyseisellä rivillä / sarakkeessa. Mutta kun kyse on niin paljon tiedoista, että sinun täytyy vierittää nähdäksesi kaiken, se on melko ärsyttävää, kun et enää näe, mihin riviin tai sarakkeeseen tietty solu kuuluu. Voit ratkaista tämän helposti lukitsemalla rivi tai sarake. Kun teet tämän, kyseinen rivi tai sarake ei liiku, kun vierität asiakirjaa, joten näet aina, mihin tietty solu kuuluu. Toiminto on hyvin yksinkertainen, mutta joskus aiheuttaa sekaannusta, koska joskus puolet laskentataulukosta on yhtäkkiä tukossa. Siinä on kaikki tekemistä hiiren osoittimen sijoittamisen kanssa. Jos haluat jäädyttää ensimmäisen rivin ja ensimmäisen sarakkeen, napsauta solua B2. Kun napsautat nyt nauhaa Patsas ja sitten eteenpäin Estä / estä otsikot, sitten kaikki rivin 2 yläpuolella ja kaikki solun B vasemmalla puolella (eli tässä tapauksessa rivi 1 ja sarake A) lukitaan. Löysäät itsesi kautta Estä / avaa otsikko.

Vinkki 05: Lisää erittäin nopeasti

Voit tehdä monimutkaisimmat laskelmat Excelillä, mutta joskus haluat vain tietää laskentataulukon useiden arvojen summan. Teoriassa voit tietysti luoda siistin kaavan sille, mutta koska se on niin yleisesti käytetty toiminto, Excel on tehnyt siitä paljon helpompaa. Sinun tarvitsee vain lisätä arvoalue laskentataulukkoon napsauttamalla lisättävän arvoalueen alla tai vieressä olevaa solua ja painamalla sitten Alt + =. SUM-toimintoa käytetään nyt automaattisesti arvoalueella ja tulos näytetään aktiivisessa solussa. Jos et halua käyttää pikanäppäimiä, voit myös napsauttaa painiketta AutoSum välilehdellä alkaa otsikon alla muokata. Jos napsautat nuolta suoraan AutoSumin vieressä, löydät joukon muita pikatoimintoja. Esimerkiksi laskea arvosarjan keskiarvo tai osoittaa, kuinka monta numeroa sarja sisältää tietoja (näiden arvojen lisäämisen sijaan).

Voittavatko otsikkosi liikaa tilaa? Sitten muutat vain lukemissuuntaa, eikö?