Teatteriklubin hallinnon perustamiseksi tai jatkuvasti kasvavan sarjakuvakokoelman järjestämiseksi tarvitset digitaalisen hallintajärjestelmän. Tämän jälkeen voit vapauttaa älykkäät hakutoiminnot luetteloiden, postitusten ja tarrojen tulostamiseen. Vältä hallintajärjestelmän joutumista epäselvään, umpikujaan ja käytä tietokantaa! Ilmaisen Sodadb-ohjelman avulla voit perustaa online-tietokannan, jonka voit helposti jakaa muiden kanssa.
Vinkki 01: 10000 tietuetta
On olemassa muutama ilmainen online-tietokantaratkaisu. Tässä käytämme Sodadb-tiedostoa (Simple Online Database), online-tietokannan hallintaa, joka on ylpeä käyttäjäystävällisyydestään. Jotta käyttäjälle olisi mahdollisimman helppoa, valmistajat ovat jättäneet erikoistoiminnot. Ilmaisversiossa voit hallita jopa 10000 tietuetta, mikä on enemmän kuin tarpeeksi useimmille kotikäyttäjille. Jos haluat lisätä tämän 35 000 tietueeseen, maksat 3,49 dollaria kuukaudessa. Sodadb: ssä on mahdollista ladata ulkoisia tiedostoja linkittääksesi ne tietueisiin, mutta ilmaisessa versiossa tallennustila on hyvin rajallinen. Voit jakaa ja muokata tietokantaa verkko-osoitteen kautta. Lisäksi Sodadb salaa yhteyden palvelimeen siten, että tietosi ovat suojattuja. Ja lopuksi, rekisteröintiä ei periaatteessa vaadita. Surffaa osoitteeseen www.sodadb.com ja aloita.
Tietokanta vs. laskentataulukko
Laskentataulukoita ja tietokantoja käytetään tietojen hallintaan, tallentamiseen, hakemiseen ja muokkaamiseen. Laskentataulukosta on hyötyä käsiteltäessä paljon samantyyppisiä tietoja, kuten pitkä, mutta yksinkertainen osoiteluettelo. Tarvitset kuitenkin tietokannan, jos haluat tarkastella eri tietolähteitä suhteessa toisiinsa. Tietokanta on kuin steroidien laskentataulukko. Tietokannassa on helpompi hallita paljon (satoja tai tuhansia) tietoja. Lisäksi tällainen tietokanta on luotu keräämään tietoja edistyneiden hakukyselyjen avulla. Haun tuloksesta voit sitten esimerkiksi tulostaa tarroja tai lähettää sähköposteja. Voit myös helposti määrittää erilaisia oikeuksia eri käyttäjäryhmille. Esimerkiksi yksi ryhmä voi nähdä vain perustiedot, kun taas on myös ryhmä, joka voi muokata tietoja, ja ryhmä, joka voi nähdä ja muokata vain tietoja, jotka nämä ryhmän jäsenet ovat itse kirjoittaneet.
Vinkki 02: Mallit
Jos et ole koskaan työskennellyt tietokannan kanssa ennen, on parasta katsoa malleja. Oikeassa yläkulmassa ovat Mallit vihreässä laatikossa. Ne näyttävät lupaavilta: henkilökohtainen osoitekirja, musiikkikokoelma, elokuva- ja kirjakokoelma, liikekontaktit ja paljon muuta. Voit laajentaa mallipakettia ja saat vieläkin enemmän: online-vetoomuksen, asiakaskunnan ja niin edelleen. Näet myös linkin näiden linkkien alla Aloittaa alusta niille, jotka haluavat aloittaa tyhjästä. Mallit on järjestetty Henkilökohtainen ja Liiketoiminta. Jos tietokannan suunnittelu on sinulle liian vaikeaa, suunnittelija on valmis mukauttamaan tietokannan henkilökohtaisiin toiveisiisi, hän pyytää vain pienen lahjoituksen.
Voit aloittaa mallista, joka on hyödyllinen, jos et ole koskaan aiemmin työskennellyt tietokannan kanssa Vinkki 03: Salainen URL
Aloitetaan Henkilökohtainen osoitekirja. Seuraavassa ikkunassa leveä oranssi palkki estää osan näytöstä. Sodadb pyytää sähköpostiosoitettasi julkaisemaan tietokanta salaisessa Internet-osoitteessa. Tämän henkilökohtaisen URL-osoitteen kautta ohjelma tallentaa suunnittelun ja kaikki asetukset seuraavaa kertaa varten. Kun olet kirjoittanut sähköpostiosoitteesi, Sodadb kysyy, onko tämä ensimmäinen online-tietokanta. Jos olet luonut lisää tietokantoja tällä työkalulla, voit hallita niitä yhdessä. Jos haluat vain katsoa mallia, napsauta Teen tämän myöhemmin.
Useita tietokantoja
Se, että joudut syöttämään yhden sähköpostiosoitteen, ei tarkoita, että voit luoda vain yhden tietokannan. Voit linkittää useita tietokantoja samaan sähköpostiosoitteeseen. Välilehdellä Muut lomakkeet löydät kaikki tämän ohjelman avulla luomasi tietokannat.
Vinkki 04: Tietueet ja kentät
Voit lukea viestin henkilökohtaisen osoitekirjan työikkunasta Merkintöjä ei löydy. Tietokanta koostuu tietueista, joita voit verrata tietolomakkeisiin. Jokainen tietue sisältää tietoja eri kentissä. Kenttien nimet ovat lihavoituina. Tällä hetkellä kenttien nimet ovat englanniksi. Voit muokata näitä kenttiä siirtymällä Asetusvalikko, ylävasen. Avaa tämä valikko ja napsauta Määritä mukautetut kentät. Sodadbissa jokainen tietue voi sisältää enintään 35 kenttää: se on paljon tietoa. Jotta asiat olisivat selkeitä, Sodadb niputtaa nämä 35 kenttää viiden hengen ryhmissä.
Vinkki 05: Säädä kenttiä
Napsauta ensimmäistä ryhmää: Näytä kentät 1-5. Aluksi voit korvata englanninkieliset kenttien nimet hollantilaisilla termeillä. Jos mallissa on kenttiä, jota et halua näyttää, voit tehdä niistä näkymättömiä asetuksella Näkyvä päällä Ei. määritä. Voit lisätä ohjetekstin jokaiseen kentän nimeen. Tämä on teksti, joka näkyy pian vaaleanharmaana kentän alapuolella ja auttaa käyttäjiä syöttämään kaikki tiedot oikein. Tällä tavalla ilmoitat esimerkiksi päivämäärän merkitsemisen. Tässä mallissa kentät 1–5 ovat kaikki Saraketyyppi. Oletko tyytyväinen näihin viiteen ensimmäiseen? Säädä sitten kentät 6-10 ja niin edelleen. Älä unohda Tallentaa-painiketta ennen tämän ikkunan sulkemista.
Pudota alas
Jos haluat sallia vain tietyt vaihtoehdot tietyssä kentässä, työskentelet avattavan valikon kanssa. Tässä esimerkissä syötämme maakunnan kenttään 6. Voit muokata syöttökentän tyyppiä napsauttamalla vasemmalla olevaa painiketta missä nyt saraketyyppi osavaltio. Täällä valitset vaihtoehdon pudota alas. Kirjoita uudet valintaarvot vihreään ruutuun, esimerkiksi: 1_Drenthe: 2_Flevoland: 3_Friesland ja niin edelleen.
Vinkki 06: Täytä manuaalisesti
Kaikki säätämäsi kenttien nimet näyttävät siistiltä ja ohjeteksti on myös selkeä. Kun kaikki kentät ovat valmiit, voit täyttää ensimmäisen tietueen manuaalisesti. painaa nappia Uusi ja sitten ilmestyy ensimmäinen siru, jolle annetaan välittömästi järjestysnumero. Kun olet täyttänyt ensimmäisen arkin, on painike Tallenna ja uusi seuraavan levyn valmistelemiseksi. Kun olet valmis, napsauta Tallentaa. Tämä palaa sarakkeen yleiskatsaukseen, jossa kaikki tietueet näkyvät toisensa alla.
Jotta tuonti sujuisi sujuvasti, verkkosivustolla on tuontimalli Vinkki 07: Excel tietokantaan
Jos sinulla on luettelo Excelissä tai Wordissa, voit tietysti kirjoittaa nämä tiedot uudelleen, mutta se on ikävä työ. Lisäksi kirjoitusvirheet taataan, että ne päätyvät tietokantaan tällä tavalla. Siksi on paljon järkevämpää tuoda olemassa oleva luettelo Sodadb: iin. Tämä ohjelma tuo vain CSV-tiedostona tallennettuja tietoja. Csv tarkoittaa "pilkuilla erotettuja arvoja", joten tiedot on erotettava pilkuilla. Lisäksi tiedoston on sisällettävä niin monta saraketta kuin tietokannassasi on.
Vinkki 08: Tuo malli
Jotta tuonti sujuisi sujuvasti, verkkosivustolla on tuontimalli. Löydät sen Asetusvalikko ja sinä valitset Tuo tietosi. Napsauta tässä ruudussa Lataa tietokantamalli. Muutama sekunti myöhemmin sinulla on CSV-tiedosto, joka voidaan avata Excelissä. Tässä laskentataulukossa kaikki sarakkeet ovat jo valmiina luomasi tietokannan perusteella. Avaa nyt oma vanha tietoluettelosi. Kopioi tiedot ja liitä ne Excel-mallin sopiviin sarakkeisiin. Sitten tallennat tämän Excel-tiedoston nimellä: yksi pilkuilla erotettuna arvot (.csv). Sitten palaat siihen Asetusvalikko. Napsauta alla Tuo tietosi nappi Valitse tiedosto. Valitse juuri valmistamasi .csv-tiedosto. Ja kaikki tiedot rullaavat siististi online-tietokantaan tarvitsematta kirjoittaa yhtä kirjainta.
Jos tuontimenettely on silti liian vaikea, voit soittaa kehittäjälle. Sodadb-verkkosivustolta luemme, että suunnittelija haluaa tuoda tiedot sinulle. Myös tämä pyytää vain pienen lahjoituksen.
Vinkki 09: Yksinkertainen haku
Kun tietokanta koostuu sadoista tai ehkä jopa tuhansista tietueista, et voi tehdä ilman hakutoimintoa. Hakulomakkeella voit tarkastella tietokantaa erilaisilla loogisilla yhtälöillä. Oletetaan, että haluat etsiä Elise Janssenin tietoja ja napsauta sitten Näytä normaali hakulomake. Tämä tuo esiin hakulomakkeen, jossa kaikki kentät ovat käytettävissä. Syötät hakukentän viereen Etunimi termi Elise sisään ja sisään Sukunimi termi Janssen. Napsauta sitten hakupainiketta avainsanojen alla löytääksesi hakulauseketta vastaavat tietueet.
Tallenna haut
Jos esimerkiksi etsit kenen syntymäpäivä on tammikuussa ja kuka helmikuussa, voit tallentaa nämä edistyneet tehtävät myöhempää käyttöä varten. Tallennetut haut näkyvät toisensa alla vasemmassa yläkulmassa olevassa hakukentässä. Voit laajentaa tätä napsauttamalla sinistä laatikkoa valkoisella nuolella.
Jotkut käyttäjät saavat tarkastella vain tietoja, toiset voivat myös syöttää ja muuttaa tietoja Vinkki 10: Tarkennettu haku
Sodadb: n avulla on mahdollista tehdä edistyneitä hakuja. Se on itse asiassa yksinkertaisempaa kuin miltä näyttää. Hakukysely, jonka kirjoitimme juuri kenttäruutujen kautta, näkyy hakukentässä nimellä # Etunimi # = "Elise" JA # Sukunimi # = "Janssen". Etsinnässä kenttä on hash-merkkien välissä ja hakutermi on suljettu lainausmerkeihin. Joten jos sinä # Etunimi # = "Elise" TAI # Etunimi # = "Elisa" Sodadb etsii kaikkia tietueita etunimillä Elise tai Elisa. Oletko luonut tuhansia CD-levyjä sisältävän tietokannan, joka koostuu kentistä: Taiteilija, Albumi, CD-levyjen määrä. Sitten löydät haun avulla # CD-levyjen määrä # <"5" kaikki artistit, joista sinulla on alle viisi CD-levyä. Kaikkien loogisten toimintojen ja mahdollisten hakukyselyjen kattaminen täällä on meneillään, tämän ohjelman Ohje-toiminto sisältää tarpeeksi esimerkkejä.
Vinkki 11: Muita käyttäjiä
Jos haluat jakaa tietoja tietokannasta, lisää käyttäjiä. Jotkut saattavat tarkastella tietoja, toiset myös syöttää ja muuttaa tietoja. Klikkaa Asetusvalikko. Ensin sinun on suojattava tietokanta painikkeella Suojaa tietokanta. Tätä varten sinun on annettava sähköpostiosoitteesi (jos et ole vielä tehnyt niin). Napsauta sitten Asetusvalikko tehtävässä Määritä alikäyttäjät. Annat niiden ihmisten sähköpostiosoitteet, joilla on pääsy tietokantaan. Samalla päätät, voivatko he tarkastella, lisätä tai muuttaa tietueita. Kolmas mahdollisuus on, että he saavat pääsyn (tarkastella, lisätä ja muuttaa) vain itse kirjoittamiinsa tietueisiin.
Vinkki 12: Muokkaustyökalut
Suunnittelunäkymässä voit muokata tietueita edelleen kunkin tietueen vasemmalla puolella olevilla eri työkaluilla. Kuvakkeita on neljä: muokata, Näytä, Poista ja Lisää vaihtoehtoja. Kolme ensimmäistä kuvaketta ovat myös itsestään selviä Lisää vaihtoehtoja (vihreä plus-merkki) on mielenkiintoinen. Tämän kohteen alla on komentoja, kuten Kopioi leikepöydälle, Tulosta tietue, Lähettää sähköpostia, Siirry verkkosivustolle ja Näytä kartalla. Se, voitko käyttää näitä tehtäviä hyödyllisesti, riippuu tietueen sisältämistä tiedoista. Jos tiedot sisältävät osoitteen tai GPS-koordinaatit, voit avata Google Maps -kartan paneelissa Näytä kartalla. Jos tietue sisältää sähköpostiosoitteen, tehtävä Lähettää sähköpostia taas hyödyllinen. Siksi voit myös tulostaa yksittäisiä tietueita täältä, viedä ne CSV-tiedostoon tai kopioida ne tietokoneen leikepöydälle.
Viedä
vuonna Asetusvalikko on myös kätevä vientitoiminto kaikkien tai vain löydettyjen tietueiden viemiseen csv- tai txt-tiedostoihin. Kun tietueet sisältävät sähköpostiosoitteita, voit jopa viedä ne suoraan postituslistalle. Ja niille, jotka haluavat silti tulostaa vanhanaikaisia osoitetarroja, on toiminto Vie useita sarakkeita tarroille.
