Miten

Syötä tiedot nopeasti ja turvallisesti Exceliin

Meidän ei todennäköisesti tarvitse kertoa sinulle, että voit helposti kartoittaa suuria määriä lukuja ja muita tietoja Excelissä. Mutta tiesitkö, että voit myös tehdä näiden tietojen syöttämisen paljon helpommaksi? Sinun tarvitsee vain "rakentaa" syöttölomake.

Vinkki 01: Miksi?

Miksi luisit syöttölomakkeen, kun voit myös yksinkertaisesti kirjoittaa tietoja suoraan Exceliin? On totta, että Excel soveltuu hyvin tähän, mutta jos olet työskennellyt ohjelman kanssa useammin kuin kerran, huomaat myös, että joskus ei ole kovin käytännöllistä, että sinun on ensin napsautettava soluja, vahingossa napsautettava väärää solua ja niin päällä. Tietojen löytäminen suuresta Excel-asiakirjasta voi myös olla ajoittain vaikeaa. Täyttölomake voi tehdä kaikista näistä asioista paljon tehokkaampia. Syöttäminen on paljon nopeampaa, voit olla varma, että täytät kaikki samalla tavalla, älä koskaan unohda kenttää ja voit myös etsiä syötettyjä tietoja helposti. Joten aloita!

Vinkki 02: Lisää-painike

Kuinka kätevä tällainen lomake onkin, Excel ei näytä tätä vaihtoehtoa ollenkaan. Siksi meidän on ensin lisättävä painike sitä varten pikakäyttötyökalupalkkiin (yläreunan työkalurivi, johon sisältyy muun muassa automaattinen tallennus). Napsauta hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa tämän valikon painiketta ja napsauta sitten Muokkaa pikakäynnistystyökaluriviä. Oletuksena näet alla Valitse tehtävät, vaihtoehto Suosittuja tehtäviä valittu. Napsauta tätä avattavaa valikkoa ja valitse sitten Kaikki tehtävät. Selaa nyt, kunnes näet vaihtoehdon Lomake ja napsauta sitten Lisätä ja lopulta eteenpäin OK. Pikakäynnistystyökaluriville on nyt lisätty painike, jonka avulla voit käyttää lomaketta.

Varmista, että Excel tietää mitä tehdä arvoillesi

Vinkki 03: Järjestä taulukko

Lomakkeen avulla voit helposti syöttää tietoja Excel-asiakirjaasi. Mutta tietysti Excel ei voi lukea ajatuksiasi, eikä sillä ole aavistustakaan, mitä tarkalleen tulisi sisällyttää lomakkeeseen. Onneksi sinun ei tarvitse pystyä ohjelmoimaan sen toteuttamiseksi; sinun tarvitsee vain ilmoittaa, mistä tiedoista taulukko / asiakirja koostuu. Oletetaan, että olemme yhdistyksen johtaja (jalkapallo, teatteri, tanssi, nimesit sen) ja meillä on juuri ollut onnistunut sisäänkäyntipäivä, jolloin yli 200 ihmistä täytti rekisteröintilomakkeen. Haluamme ottaa nämä lomakkeet käyttöön mahdollisimman tehokkaasti. Joten aiomme tehdä Excelin (digitaalisen) lomakkeen kanssa. Tätä varten meidän on ensin ilmoitettava jokaisesta elementistä tämä tietotaulukko. Meidän tapauksessamme tämä on: Etunimi, Sukunimi, Syntymäaika, Puhelinnumero, Sähköpostiosoite ja Haluttu alkamispäivä. Tietenkin nämä otsikot voivat olla mitä tahansa, mitä voit ajatella, tämä on puhtaasti meidän esimerkkimme.

Vinkki 04: Solun ominaisuudet

Tärkeä seuraava vaihe on määritellä solun ominaisuudet. Voit käyttää luomaa lomaketta määrittelemättä sitä, mutta jos haluat, että syöttämäsi tiedot näytetään oikein, on tärkeää, että kerrot Excelille kirjoittamasi tiedot. Meidän tapauksessamme valitsemme sarakkeen Etunimi ja Sukunimi ja napsauta hiiren oikealla painikkeella Solun ominaisuudet. Sitten valitsemme Teksti, koska kyseessä on pelkkää tekstiä. Sitten teemme saman sarakkeelle Syntymäaika mutta siellä valitsemme kiinteistön Päivämäärä. Tällä tavalla annamme Excelille tietää tarkalleen, millainen sisältö missä sarakkeessa on. Muuten, mitä tässä artikkelissa kutsumme sarakkeeksi, voi tietysti yhtä hyvin olla rivi, koska voit myös lisätä otsikot ensimmäiseen sarakkeeseen ensimmäisen rivin sijasta, mitä haluat.

Lopuksi annamme taulukolle virallisen taulukon asettelun, teemme tämän valitsemalla sarakkeet (tai rivit) ja napsauttamalla sitten alkaa ja sitten eteenpäin Muoto taulukoksi otsikon alla Tyylit. Voit tietysti määrittää täysin valitsemasi muodon.

Vinkki 05: Luo lomake

Excel tietää nyt tarkalleen, mistä elementeistä taulukko koostuu ja miten sen tulisi suunnitella kyseinen sisältö. Siksi on lapsellisen helppoa aloittaa lomakkeen luominen nyt. Ainakin tee se, on kyse painikkeen painamisesta. Valitse kaikki juuri luomasi otsikot ja napsauta sitten painiketta Lomake jonka olet itse lisännyt työkaluriville Nopea pääsy. Jos ohitit muotoiluvaiheen vinkissä 4 (loppujen lopuksi sanoimme, että tämä on mahdollista ja sallittua), näkyviin tulee jotain, joka näyttää virheilmoitukselta, mutta todellisuudessa ohjelma tarjoaa sinulle yksinkertaisesti joitain vinkkejä ja vaihtoehtoja. Klikkaa OK. Jos olet lisännyt taulukkomuodon soluihin, Excel tietää tarkalleen, mitä odotat siitä, eikä tämä viesti tule näkyviin. Pieni valikko tulee nyt näkyviin ja huomaat, että kyseisen valikon syöttökentät vastaavat taulukolle luomiasi otsikoita. Älä huoli, jos olet tehnyt kirjoitusvirheen otsikossa: voit säätää tätä helposti, minkä jälkeen muutoksesi näkyy heti lomakkeessasi.

Vinkki 06: Täytä lomake

Huomaat nyt sekunneissa, miksi Excel-asiakirjan täyttäminen lomakkeella on niin paljon helpompaa. Antamiesi otsikkojen vieressä näet syöttökentän ikkunassa. Voit syöttää siihen todelliset tiedot. Kun olet kentällä ja kirjoittanut haluamasi arvon, paina Sarkain-näppäintä siirtyäksesi nopeasti seuraavalle kentälle. Kun painat Enter-näppäintä, sisältö todella lisätään lomakkeeseen. Tällä tavalla voit syöttää tietosi todella nopeasti, ilman että sinun tarvitsee huolehtia vahingossa korvaamasta väärää solua. Jos haluat liikkua entistä nopeammin kenttien välillä (esimerkiksi jos et välttämättä halua täyttää kaikkia kenttiä), voit myös hypätä Alt-näppäimellä. Otsikoiden alapuolella näet viivoja tiettyjen kirjainten alla: Kun painat kyseistä kirjainta yhdessä Alt-näppäimen kanssa, kohdistin hyppää suoraan vastaavaan kenttään.

Voit jopa luoda virheitä virheellisille syötteille

Vinkki 07: Hae tietoja

Aina kun painat Enter, kenttiin kirjoittamasi tiedot lisätään Excel-taulukkoosi. Lomakeikkunasta ei kuitenkaan ole hyötyä vain tietojen syöttämiselle, vaan se tekee myös tiedoista haun erittäin helpoksi. Kun napsautat lomake-ikkunaa Hae edellisestä tai Etsi seuraava, voit sitten selata helposti Excel-asiakirjan arvoja. Jos kuitenkin etsit joukkoa tiettyjä arvoja, napsauta painiketta Kriteeri ja kirjoita yksinkertaisesti ehdot, joita haluat etsiä (esimerkiksi kaikki rivit, joilla on tietty syntymäaika). Kun olet nyt Hae edellisestä tai Etsi seuraava vain arvot, jotka täyttävät antamasi ehdot, näytetään. Sinun tulisi olla tietoinen siitä, että etsimäsi tiedot voidaan sitten muuttaa helposti. Oletetaan, että olet löytänyt merkinnän ja kirjoitat sen päälle jotain muuta, tämä teksti korvataan Excel-taulukossasi heti, kun painat Enter-näppäintä. Joten ole varovainen. Voit myös poistaa tietoja napsauttamalla Poista kun olet löytänyt tietyn merkinnän.

Vinkki 08: Rajoita päivämäärää

Oletetaan, että täytät nuo 200 lomaketta, ja jälleen kerran on olemassa tietty ajanjakso, jolloin luokat / aktiviteetit eivät voi alkaa. Jos ajattelet nyt: muistan sen, mutta huomaa, että aloituspäivä ei ole tällä alueella, niin olet usein pettynyt: useimmat ihmiset ovat tähti yliarvioidessaan oman muistinsa ja huomionsa. On paljon helpompaa, että Excel ilmoittaa, että tietty ajanjakso ei ole sallittu! Teet tämän tietojen validoinnin avulla. Sulje vain lomake ja valitse koko sarake Haluttu aloituspäivä. Oletetaan, ettei ole mahdollista aloittaa 1. maaliskuuta 2019 ja 16. maaliskuuta 2019 välisenä aikana. Napsauta nyt valintanauhaa tiedot kupin kohdalla Tietojen työkalut päällä Tietojen validointi. Napsauta ponnahdusikkunassa alla olevaa avattavaa valikkoa Sallia päällä Päivämäärä. Valitse kohdasta Annettu edessä Ei välissä ja täytä sitten 1-3-2019 alla Aloituspäivä ja 16.3.2019 klo Päättymispäivä. Napsauta sitten (edelleen ponnahdusikkunassa) välilehdessä Virheviesti ja täytä alla Virheviesti kirjoita syy, miksi tämä päivämäärä ei ole sallittu, esimerkiksi: "Päivämäärä ei ole sallittu, kouluttaja lomalla". Nyt kun yrität syöttää päivämäärän kiellettyyn alueeseen, saat syötetyn virhesanoman.

Vinkki 09: Esitäyttö

Tässä mainitsemassamme esimerkissä kaikki kentät täytetään lomaketta käyttäen. Mutta on myös mahdollista, että haluat antaa oletusarvon tietylle sarakkeelle. Esimerkiksi: Halutun aloituspäivän on aina oltava 1.5.2019. Oletetaan, että Excel-taulukko on tyhjä ja vain taulukon otsikot on täytetty. (Meidän tapauksessamme) solussa F2 (niin alla Haluttu aloituspäivä) syötämme seuraavan kaavan kaavapalkkiin: = JOS (A2 "", "2019-05-05", ""). Itse asiassa se sanoo tässä: heti kun jotain syötetään soluun A2, laita tämän kaavan (F2) sisältävään soluun arvo 5/1/2019. Napsauta nyt solua ja vedä pieni vihreä neliö oikeassa alakulmassa melko alas (samassa sarakkeessa), jotta kaava voidaan soveltaa tämän sarakkeen muihin soluihin. Jos syötät nyt tietoja lomakkeeseesi, näet kyseisen kentän Haluttu aloituspäivä ei voida enää täyttää. Tämä tarkoittaa, että 1-5-2019 syötetään tähän vakiona.

Vinkki 10: Ehdolliset tiedot

Mielenkiintoinen asia temppussa, jonka teimme kärjessä 9, on se, että voit käyttää tätä myös ehdollisten tietojen käyttämiseen. Oletetaan esimerkiksi, että ennen vuotta 1995 syntyneet uudet jäsenet liittyvät tiettyyn ryhmään, jonka alkamispäivä on 1. toukokuuta, mutta vuonna 1995 tai sen jälkeen syntyneet jäsenet liittyvät ryhmään, jonka aloituspäivä on 1. kesäkuuta. Vaihdetaan yksinkertaisuuden vuoksi syntymäaika-kenttä syntymävuodeksi (se voidaan myös ekstrapoloida koko päivämäärästä, mutta se on paljon monimutkaisempaa). Säädä tämän sarakkeen Solun ominaisuudet -kohtaa ja valitse Määrä Päivämäärän sijaan.

Soluun F2 (haluttu alkamispäivä) syötämme nyt seuraavan kaavan = IF (C2> 1994, "1.6.2019", "1.5.2019"). Yhteenvetona uudelleen: tässä sanotaan, että jos C2 (syntymävuosi) sisältää vuoden, joka on suurempi kuin 1994 (eli 1995 ja korkeampi), niin F2: ssa on oltava päivämäärä 1. kesäkuuta ja kaikissa muissa tapauksissa sen on oltava 1. kesäkuuta. . Näin voit todella säästää itsellesi paljon työtä.